A főkönyvet arra használják, hogy nyomon kövesse az üzleten belüli tranzakciókat. Ez egy módja annak, hogy nyomon kövesse a pénzösszegeket az üzleti számlákban. Ez egy jó módszer a vállalat kiadásainak és árbevételének diagramozására. Van néhány lépés a főkönyv megkezdéséhez, és számítógéppel vagy kézzel is elvégezhető. Továbbá a rögzítendő információ a személyes vagy az üzleti preferenciáktól függően változhat.
Hozzon létre egy táblázatot a Microsoft Excel vagy más típusú szoftver segítségével. A táblázatnak hat oszlopot és annyi sort kell tartalmaznia, attól függően, hogy hány tranzakcióra van szüksége.
Írja be a "dátum" szót a bal felső sarokban. A "dátum" alatt rögzítse az egyes tranzakciók dátumát.
A következő oszlopban vagy a "dátum" oszlop jobb oldalán írja be az "ellenőrző szám" szót. Az "ellenőrző szám" alatt írja be a tranzakcióhoz használt ellenőrzés számát, ha egy csekket nem használtak, tegyen egy sort a dobozon keresztül.
Írja be a "tranzakció részletei" szavakat a következő oszlopba, vagy az "ellenőrző szám" jobbra. A "tranzakció adatai" alatt írja be a tranzakció rövid leírását. Írja be a tranzakcióban részt vevő személy vagy cég nevét és célját.
Írja be a "debit" szót a következő oszlopba, vagy a "tranzakciós adatok" oldalára. A "terhelés" alatt írja le az Ön által a tranzakcióban kifizetett pénzösszeget.
A következő oszlopba írja be a kreditet, vagy a "terhelés" oldalára. A "hitel" alatt írja le a vállalat által a tranzakcióban kapott pénzösszeget.
A következő oszlopba írja be az "egyensúly" szót, vagy a "hitel" oldalára. Az "egyenleg" alatt rögzítse az új pénzösszeget az Ön cégére úgy, hogy hozzáadja vagy kivonja az aktuális tranzakció összegét.
