A papír és a ceruza vagy a különálló számítógépes programok integrált információs rendszerre való áttérése a kisvállalkozások növekedésének biztos jele. Ellentétben az elosztott kézi rendszerrel, a technológia-alapú rendszer kezeli az üzleti információk tárolását, feldolgozását, terjesztését és kommunikálását egy központi helyen. Bár az elsődleges célok gyakran olyan immateriális előnyökre összpontosítanak, mint például a versenyelőny megszerzése vagy az ügyfelek elégedettségének növelése, sok vállalkozás is kézzelfogható előnyökkel jár, mint például a költségmegtakarítás, a jobb ellenőrzés és kevesebb adatbeviteli hiba.
A kézzelfogható
Az, amit a kézzelfogható előnyök listáján szerepeltet, attól függ, hogy ezeket az előnyöket szűk vagy széles definíció alapján osztályozza. Ha a vállalata szűk definíciót használ, a kézzelfogható előnyök csak azok, amelyeket monetárisan számszerűsíthet és mérhet. Ezek közé tartozik azonnali költségcsökkentés és a hosszú távú költségmegtakarítás. A széles körű meghatározás magában foglalja a kvázi-kézzelfogható előnyöket is, amelyeket nem lehet számszerűsíteni pénzben, de közvetlenül láthatja, érintse meg vagy érzi magát.
Költségmegtakarítási előnyök
Noha sok időbe telik, hogy elkezdjük a költségmegtakarítás előnyeit és költségeit, a pénzügyi előnyök idővel nem fognak zsugorodni. Ezen túlmenően ezek az előnyök gyakran egy sorrendben fordulnak elő. Például egy információs rendszer növeli a termelékenységet, ami munkaerő-csökkentéshez vezethet, ami csökkenti a működési költségeket. Ezenkívül javíthatja a leltárrendelés hatékonyságát, ami gyakran csökkenti az átfutási időt, és csökkenti a leltárkészletre vonatkozó követelményeket és költségeket.
Jobb belső ellenőrzés
Számos kézzelfogható előnnyel jár a megelőző és nyomozó belső ellenőrzések javítása. Például egy központosított információtároló rendszer lehetővé teszi a jobb hozzáférési ellenőrzéseket. Gyorsabb jelentéstétel, amely gyakran a valós idejű visszajelzésre utal, növeli az elszámoltathatóságot és csökkenti az üzleti eszközök, csalások vagy belső lopások visszaélésének esélyeit. Ezen túlmenően az automatikus követés nemcsak az aktuális és a történelmi dokumentumok megkeresését teszi lehetővé, hanem lehetővé teszi a teljes ellenőrzési nyomvonalak létrehozását és felülvizsgálatát a legtöbb tranzakció esetében.
Megnövekedett bevétel
Az információs rendszer javíthatja a válaszidőt és növelheti az értékesítési bevételeket. A konkrét előnyök, mint például az adatok rendelkezésre állásának javítása és az információs rendszer készletmenedzsmentrészének kevesebb információs szűk keresztmetszete, segíthet az értékesítés növelésében az állományok és a visszafizetési megbízások csökkentésével. Az ügyfél-kapcsolat menedzsment részében az ügyfelek információinak könnyebb elérése az eladás és a nem eladás közötti különbséget jelenti. Lehetővé teszi továbbá, hogy az értékesítési és ügyfélszolgálati munkatársak figyelemmel kísérhessék az ügyfél megrendelési előzményeit és időszerű értékesítési felhívásokat.
