A számviteli osztályok számos rövidítést használnak a felelősségek, a szervezeti egységek vagy a kormányzati szervek azonosítására. Némely rövidítés iparág-specifikus, míg mások egyetemesek. Az A / P a legtöbb vállalatnál a "beszámoló" részleget képviseli.
pozíciók
A beszámolót terhelő részlegek nagysága egy személytől több emberig változik különböző felügyeleti szinteken. A fizetendő számlázók a számlákról az adatokat a számviteli rendszerbe írják, és a számlákat a biztonsági másolatokhoz igazítják. A számlákon fizetendő felügyelők felügyelik a fizetendő ügyintézők munkáját, és válaszolnak más részlegek által a számlafizetésekre vagy a szállítói egyenlegekre vonatkozó megkeresésekre. Az elszámolható ügyintézők vezetik a tanszéket az osztályon belüli egyéni szerepek tervezésével, a részleg költségeinek költségvetésével és a döntéshozatalban a többi vállalatvezetővel való együttműködéssel.
feladatai
A számlázás időben történő kifizetéséért felelősséggel tartozik a kötelezettségek teljesítése. Számos gyártó kedvezményeket biztosít a számlák fizetésére egy meghatározott időn belül. A fizetendő részleg figyelemmel kíséri az esedékességet a kedvezményes időpontokkal együtt, hogy biztosítsa a vállalat legnagyobb kedvezményeit. A fizetendő részlegnek ellenőriznie kell, hogy minden számla pontos-e a fizetés előtt. A fizetendő részleg ellenőrzi a nyomtatást a vezetőség aláírásával a csekken. Az ellenőrzéseket és számlákat is zárva kell tartani.
Belső irányítás
Mivel a pénzösszeg a kezelői részlegen keresztül változik, a belső ellenőrzésnek elsőbbséget kell élveznie. Az ellenőrzések alapvető védelme az üres ellenőrzések lezárásával és a kulcshoz való hozzáférés korlátozásával érhető el.A számlaellenőrzés meghatározza, hogy minden számla pontos és érvényes. A feladatokat megosztják a különböző csapattagok között annak biztosítása érdekében, hogy egyetlen csapattag sem férhessen hozzá a teljes rendszerhez egy másik személy felülvizsgálata nélkül.
Folyamatok fejlesztése
A nyomtatási ellenőrzések gyakran kézi folyamatot igényelnek, amely az emberi munkát megköveteli az unalmas feladatokhoz, például a borítékok töltéséhez. A folyamatfejlesztés csökkenti a nem hozzáadott értéket képviselő munkát végző alkalmazottak iránti igényt, és lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy az elemzési munkára összpontosítsanak. A fejlesztések közé tartozik az elektronikus fizetések és az elektronikus jóváhagyási rendszerek használata.
