A projektmenedzsment eszközök közös eszközök a projektek tevékenységeinek, határidejének és erőforrásainak nyomon követésére. Általában olyan vizuális eszközök, amelyek a projekt céljait és tevékenységeit - például Gantt-diagramokat - vagy a projekt különböző szakaszaiban dolgozó személyek, például úszósáv-diagramok felelősségét képviselik.
Pro: Szervezet
A projektmenedzsment eszközök segítenek abban, hogy a projekt kezdetétől megszervezzék Önt. Az összes tevékenység és időtartam, erőforrások és elszámoltatható személyek azonosításával soha nem kell csodálkoznod, hogy mit tegyél a következő vagy ki a felelős. A részleteket könnyebb nyomon követni, mert le vannak írva és megjelölve, ha teljes. A projekt során a jobb szervezet segít időt és stresszt megtakarítani, és elkerüli az utolsó pillanatban végzett kódolást.
Pro: Könnyen megosztható
A projektmenedzsment eszközök általában egy olyan dokumentumot hoznak létre, amely a „projekt egy pillanat alatt” szolgál. Ez a projekt könnyen megosztható mindazokkal, akik a különböző összetevőin dolgoznak. Mindenki ismeri a tevékenységüket befolyásoló tevékenységek állapotát. Bizonyos szoftverek lehetővé teszik a nyílt hozzáférésű szerkesztést, így mindenki láthatja a projekt állapotának minden részletét.
Con: Időbefektetés
Jelentős időt lehet befektetni a tanulásba, és létrehozni a projekt számára a kezdeti projektmenedzsment eszközt. Bizonyos eszközöket meglehetősen könnyű megtanulni, de mások részletes és technikai jellegűek. Mindenkinek meg kell tanulnia, hogyan kell értelmezni az eszközt; valaki szintén felelős azért, hogy megtanulja, hogyan kell létrehozni az eszközt. Előfordulhat, hogy a speciális szoftverek megtanulása olyan hosszú ideig tarthat, mint maga a dokumentum létrehozása.
Con: Karbantartás
A projektmenedzsment eszközök csak akkor hasznosak, ha rendszeresen frissítik őket. Az eredeti terv értékes, de a valóságban a projektek soha nem mennek a tervek szerint. Ha változások történnek, mint például az új feladatok vagy késések, a dokumentumot ennek megfelelően frissíteni kell. Valakinek felelősnek kell lennie a rendszeres feladatért.
