Számos olyan eset áll rendelkezésre, ahol felkérhetik, hogy írjon levelet egy másik személy nevében. Az ügyvédek például rendszeresen csinálják. Más helyzetek közé tartoznak azoknak az embereknek az írás, akik nem rendelkeznek saját készséggel maguknak, vagy akik a második nyelvtanulók, és nem tudnak angolul írni. A főnöke távozása az irodából egy másik oka lehet annak, hogy felkéri, hogy írjon egy levelet az ő nevében. Függetlenül attól, hogy miért írsz egy levelet másnak, a formátum következetes.
Tartalom meghatározása
Beszéljen azzal a személygel, akit a nevében ír. Készítsen egy listát a lefedendő pontokról, az a személy, akinek a levelet kell elküldeni, és minden egyéb részletet, amelyet be kell vonni. Beszélje meg a levél témáját, amíg úgy érzi, nincs elég háttérinformációja ahhoz, hogy megfelelően írhassa.
Használja a fejlécet és az üzleti levélformátumot
Ha lehetséges, írjon a fejléces fejlécre, mert hitelességet kölcsönöz a levelezésnek. Ha nincs levélpapírja, írja be annak a személynek a címét, akit az oldal tetejére ír, a szóköz és a szöveg típusa. Kezdjük az üdvözlettel: „Kedves”, amelyet a személy neve, cím és vessző követ. Ha például egy céghez írsz, akkor „Kedves Ms. Briggs” vagy „Az elnöki bírónak” szól, ha a bírósághoz fordul.
Az üzleti levelek blokk formátumának elfogadása. Minden mondat az oldal bal oldalán kezdődik; A bekezdések sorterülettel vannak elválasztva. A zárás közti távolság három-négy vonal, hogy lehetővé tegye az aláírást. Írja be az üzleti betűket, nem pedig kézírással.
Kijelentse a szerzőséget
Kijelentse, hogy egy másik személy nevében ír, ha szükséges, például a bírósághoz intézett levélben. Ha ez egy levél, amely a másik személy neve alatt van, akkor nem kell kijelentenie, hogy nem írta meg magát. A fizikai sérülés vagy a nyelvi problémák esetében az okot jelezzük: „Jeremy Smithers nevében írok, amikor mindkét csuklóját sújtotta.”
Használjon hatékony, könnyen érthető nyelvet
Térjen a tárgyra. A betűknek - akár valaki más nevében is - rövidnek és tömörnek kell lenniük. Adja meg az okot, és írjon be egy új bekezdést a támogató ötletekre. Ne feledje megváltoztatni a bekezdéseket, és hagyjon helyet az ötletek megváltoztatásakor. Írjon könnyen érthető nyelven. Ne használjon nagy szót, ha egy kis ember megteszi, és rövid ideig tartja a mondatait. Célja az egyértelműség, és nem próbálja meg lenyűgözni az olvasóját a kiterjedt szókincsével.
Használjon hivatalos hangot
Tartsa a hangot hasonlóan. Kerülje el a virágos kifejezéseket, és továbbra is a témával foglalkozzon. Ne adjon véleményt a témáról, kivéve, ha erre nagyon jó oka van.
Bezárás Erős
Összefoglalja a levél tartalmát a záró bekezdésben. Adja meg azt a műveletet is, amelyet az a személy, akinek a betűjét írja a vágyakért. Ha lehet egy hibás eszköz cseréje vagy egy találkozó kérése. Használja a záró „Őszinte” vagy „Őszinte a tiédet”, hogy megfeleljen a levél üzleti hangjának. Az olyan kifejezések, mint a „Gyors beszélgetés” vagy „Az Ön barátja”, nem megfelelőek. Jelentkezzen be és írja be a nevét, majd kövesse a "az Ön által írt személy nevére szavakat."
Felülvizsgálat
Hagyja a levelet egy napig, majd szerkessze. A nyelvtan és a helyesírási hibák mellett nézd meg a gyakran zavaros szavakat, mint például a „telt és múlt”, vagy „befolyásolj és hatást gyakorolj”. Helyezze magát a levél címzettjének helyére. Olvassa el hangosan magadnak, és értékelje a hangot és a tartalmat. Módosítsa ennek megfelelően. Tekintse át a levelet azzal a személygel, akinek a nevében írt. Győződjön meg róla, hogy nem hagyta figyelmen kívül a kívánt személyt.
