Attól a pillanattól kezdve, hogy a munkáltató első kapcsolatba lép egy leendő munkatárssal, a munkaviszony megszűnéséig fontos, hogy a munkavállalóval kapcsolatos írásos feljegyzéseket az alkalmazottak nevében minden munkavállaló nevében tartsák. Ezek a foglalkoztatási dokumentumok, ha helyesen tartják, potenciálisan védhetik a munkáltatót a jövőbeni foglalkoztatási és munkajogi jogsértésekért, mint például a jogellenes felmondás vagy a munkavállalói megkülönböztetés.
A szükséges elemek
-
Fájlszekrények vagy biztonságos szoba korlátozott hozzáféréssel
-
Fájlmappák
Értse meg, miért kell tartania az alkalmazottak személyi állományait. Ez a vállalat és az alkalmazott nyilvántartása arról, hogy mi történt a munkahelyen. A személyzeti fájlban tárolt nyilvántartások szolgálhatnak a munkáltató védelmében a jövőbeni bírósági eljárásokban, és segíthetnek tisztázni a félreértéseket, amelyek a politikai kérdésekben, a fizetési és juttatási kérdésekben, a munkaköri feladatokban és felelősségekben, a fegyelmi vagy korrekciós intézkedésekben és a sérelmekben fordulhatnak elő.
Szóval mit kell egy alkalmazottak személyi állományába? Az alábbi dokumentumokat és nyilvántartásokat az egyes alkalmazottak humánerőforrás szakemberei vagy vezetői tartják fenn. Munkaköri leírás Pályázatát Foglalkoztatási ajánlat IRS-forma W-4 Munkavállalói kézikönyv kézhezvétele (Gyakran jó ötlet, hogy a kézikönyv egy példányát megőrizze, különösen, ha időről időre változik. Így mindenki tudja, hogy a kézikönyv milyen feltételeket tartalmaz.) Minden teljesítményértékelés adott Munkavállalói juttatások regisztrációs űrlapok Díjak A munkavállalóval kapcsolatos panaszok és bókok Fegyelmi cselekmények vagy figyelmeztetések * Jelenlét-nyilvántartások Ajánlott, hogy minden más típusú rekordnak saját lapja legyen.
Az orvosi nyilvántartásokat és a bevándorlási űrlapokat külön fájlokban kell tárolni. Mivel a munkavállalói bevándorlási státusz alapján nem hozhat munkalehetőséget, feltéve, hogy joguk van az Egyesült Államokban dolgozni, és a szövetségi kormánynak joga van felülvizsgálni az I-9-et, valószínűleg jobb, ha elkülönülnek. Az orvosi feljegyzések tekintetében az amerikaiak a fogyatékkal élőkről szóló törvénye (ADA) nagyon szigorú szabályokat tartalmaz a magánélet védelmére és a postahivatalhoz való hozzáférésre, amelyek orvosi feljegyzéseket tartalmaznak, ezért külön fájl- és fájlszekrényben kell tartani őket korlátozottan hozzáférés. Az ADA korlátozza az ilyen nyilvántartásokban szereplő információk nyilvánosságra hozatalát a felügyelők számára, amennyiben a munkavállaló kötelességeire korlátozottan van szükség, vagy a szálláshelyre van szüksége; elsősegélynyújtók azonnali orvosi ellátás esetén; valamint a kormányzati és biztosítási tisztviselőket korlátozott körülmények között.
Fontos, hogy a munkavállaló személyi állományában lévő helytelen információkat azonnal a vállalat értesítése után kijavítsák, hogy az információ helytelen.
A munkatársak személyzeti fájljait le kell zárni, és csak azok számára lehet hozzáférni, akiknek jogszerű üzleti igényük van ahhoz, hogy hozzáférjenek a fájlhoz. A promóciók és a fegyelmi intézkedések meghozatalához a vezetőnek vagy az első vonalfelügyelőnek szüksége lehet hozzáférésre. Ha bárki, akinek nincs jogos üzleti igénye ahhoz, hogy hozzáférjen a fájlhoz, azt szeretné látni, hogy érvényes kérésre van szükség. Ellenkező esetben megsértik a munkavállaló adatvédelmi jogait.
Általában véve a törvény nem írja elő, hogy a munkavállaló személyi állományában a munkavállaló megfelelő kérése nélkül közölje az alkalmazottat. Valószínűleg egy jobb üzleti gyakorlat, hogy az alkalmazottakat tájékoztassák arról, hogy mi van a fájljukban. Ilyen módon nincs olyan marginális alkalmazottja, aki meglepett, ha fegyelmezett vagy megszűnt. Az általános szabály alóli kivételek a Fair Credit Reporting Act (FCRA) rendelkezései. Szükség van arra, hogy tájékoztassa az alkalmazottakat vagy a potenciális alkalmazottakat, ha kedvezőtlen lépéseket tesz a hiteljelentésében foglaltak alapján.
A munkavállalóknak a személyzeti aktájukról szóló értesítés elkülönítése a hozzáférés kérdése. Számos állam előírja a munkáltatóknak, hogy a munkavállalók és a korábbi alkalmazottak számára hozzáférést kapjanak az alkalmazottak személyi állományához. Fontos, hogy humánerőforrás-szakemberként vagy cégtulajdonosként ismerkedjen meg az Ön államának jogával e tekintetben. Általános szabályként azonban a munkavállaló hozzáférésének ésszerűnek kell lennie, és a vezetés egy tagjának jelen kell lennie annak biztosítására, hogy semmit ne tegyenek vagy változtassanak meg. Egyes állami törvények lehetővé teszik a munkavállaló számára, hogy másolatot kapjanak, ha igen, kérjen valakit a cégtől. Gyakran vannak korlátok annak, amit a munkavállaló láthat a személyi állományában. Ha vannak olyan érzékeny elemek, mint a referencia levelek, bűnügyi nyomozások és egyéb információk, amelyek megsértik valaki más adatvédelmi jogait, megtagadhatják a hozzáférést. Jó ötlet, hogy ezeket az elemeket egy külön fül alatt tartsuk a munkavállaló személyi állományában. Egyes állami törvények lehetővé tehetik, hogy a munkavállaló fegyelmi intézkedésekre vagy értékelésekre visszautasíthasson.
tippek
-
Tartsa meg az állam törvényének másolatát, ha van egy az Ön államában, a munkavállalók személyi állományainak hozzáférhetőségéről, vagy azokról a helyről, ahol ezek a fájlok tárolódnak. Ezzel elkerülhető a menedzsment és a munkavállaló közötti ütközések a megengedett és nem megengedett.
Figyelem
Minden alkalmazottat ugyanolyan bánásmódban kell részesíteni, amikor a személyzet nyilvántartásait karbantartják. Bármely eltérés a gyakorlatban peres eljárás alá vonható. Ha kétségei vannak az alkalmazottak személyi állományának fenntartásával kapcsolatban, konzultáljon egy ügyvéddel.
