Ha egy alkalmazottat, szállítót vagy biztosítót értesítenek arról, hogy a szerződésük nem megújul, akkor meg kell küldeni egy nem megújító levelet. A levél írása tapintattal és professzionalizmussal megkönnyítheti a békés elválasztást, nem is beszélve az idő és a szívfájdalom megtakarításáról. Ez egy kissé trükkös manőver; a nem megújuló levélnek ki kell egyensúlyoznia a határozott pozíció és a fogadó érzelmei közötti érzékenység között.
Nyilvánvalóan állítsa szándékát
Nyilvánvalóan adja meg a célját. A kétértelműség később megnyithatja az összezavarodást. Miután megnevezte a szóban forgó vállalkozás vagy szervezet nevét, magyarázza el, hogy az olvasó nem újult meg. Az érzékenyebb ügyekben, mint például a munkahelyzetben, a levélnek telefonhívást vagy személyes találkozót kell követnie, amely röviden elmagyarázza a meg nem újítás okát.
Példa:
Ezt a levelet kapja, mert jelenleg egy havi kávézót szolgáltat az irodánknak, hogy a következő hónapban érvénytelenítenünk kell.
Adja meg a Backstory-t
Adjon őszinte okot a meg nem újításra. A címzett megérdemli a döntés érvényes magyarázatát. Sok esetben az ok olyan egyszerű lehet, mint a politika változása, a költségvetési csökkentés vagy a pozíció rendszeres megszüntetése. Ha a döntés gyenge teljesítményen alapul, mondja ezt egy példával. Kerülje a tágulást vagy a túlzottan vádló kijelentéseket; inkább nyugodt és professzionális maradjon. Győződjön meg róla, hogy konkrét eseményekről szóló jelentések állnak rendelkezésre a hibás vagy rossz teljesítményű nyilatkozatok biztonsági mentése érdekében, ha a döntés megkérdőjeleződik.
Példa:
A munkaképesség miatt, különösen a pontosság és a munka iránti elkötelezettség miatt nem újít meg.
Beszélje meg az elérhető opciókat
Magyarázza el a címzett rendelkezésére álló lehetőségeket. A politika megváltoztatásához adjon alternatívákat és egy adott dátumot a megszüntetésre. Munkahelyi vagy beszállítói szerződés megújítás nélkül kritikus fontosságú, hogy ne csak egy időkeretet, hanem a fennmaradó szabadidőre és felelősségre vonatkozó utasításokat adjon meg. Lehetőség van arra is, hogy választhasson a címzettnek a meg nem felújítás fellebbezésének folyamatáról. További információért adja meg a folyamatért felelős személy elérhetőségét vagy a megfelelő weboldalra mutató hivatkozást.
Példa:
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a szolgáltatásunk velünk február 1-jén megszűnik. Miközben jelenleg nem szükséges a szolgáltatásaink, a jövőben a költségvetés kibővítése esetén esetleg később, az év során újra ellenőrizzük, igények.
Politeness számít
Légy udvarias. Sok esetben a meg nem újítás meglepetésnek számít a címzett számára, és ez egy nehéz levél olvasható, mivel gyakran jelentős élet- vagy bevételváltozást jelent. Köszönjük a munkavállalót, a biztosítót vagy a szállítót az idejükért és a vállalkozáshoz való hozzájárulásért, és adott esetben szerencsét kívánnak nekik a jövőbeli törekvéseikben. Ugyanakkor nem hivatkozhat a döntés iránti kétségekre vagy kétségekre, mivel ez arra utalhat, hogy a címzettnek vitatnia kell a határozatot, vagy akár bíróság elé kell vinni.
Példa:
Köszönjük, hogy értékes üzleti tevékenységet nyújtott. Sok szerencsét kívánunk a jövőbeli törekvésekre.
A megfelelő formátum
Írja be a levelet a nevével és álláspontjával. Adja meg címét és elérhetőségeit, hogy a címzett megértse a hatóságot a döntésben, és kérdéseivel elérheti Önt. Ha egyszerűen csak a politikai változtatásról számol be, hozzáteszi, hogy a meg nem újítás megfelel az adott irányelvnek, és csatolja hozzá.
Ügyeljen arra, hogy olvassa el a kis nyomtatást
Ha írásos szerződése van a választott személygel vagy szolgáltatással, akkor ne felejtse el elolvasni a finom nyomtatást. Előfordulhat, hogy konkrétan arról, hogy mikor és mikor lehet megszüntetni a szerződést, amit követnie kell, így nem léphet be a szerződéses helyzet megsértésével. Ha ez egy automatikusan megújuló szerződés, mint például egy havi szolgáltatás esetén, írja be a kérését, hogy megszüntesse, és küldje el a megfelelő osztálynak. Győződjön meg róla, hogy a dátumot meg kívánja szüntetni. Ön rajtad múlik, hogy szeretné-e belefoglalni az okát. Ha a megújítási időszak előtt nem szünteti meg a lemondást, akkor lehet, hogy megszakad a felmondási díj, ezért vegye figyelembe, hogy az automatikusan megújuló szerződés megkötésekor meg kell szüntetni a határidőket.
