A számviteli információs rendszer az összes adatot és számadatot egy szervezet pénzügyi nyilvántartásából veszi, és rendezett struktúrába rendezi. A számviteli információs rendszer három alapvető funkciót szolgál: az adatok gyűjtése és feldolgozása, a szervezet döntéshozóinak tájékoztatása, valamint annak biztosítása, hogy a számviteli személyzet pontosan rögzítse az adatokat és védi az adatokat.
Gyűjtés és feldolgozás
A számviteli információs rendszer gyűjtési szakaszában a könyvelők vagy könyvelők összegyűjti és rögzíti a pénzforgalom, a követelések, a készpénzbeszerzések, a kötelezettségek és a bérszámfejtés adatait. A számítógépes rendszerekben a szoftver a debiteket és a hiteleket teljes információkezelési adatbázisba dolgozza fel.
Jelentések a menedzsment számára
A számviteli személyzet jelentéseket terjeszt a döntéshozókra a szervezeten belül, mint például értékesítési és marketing vezetők, termelési vezetők, pénzügyi vezetők és minden osztályvezető. A menedzsment a számviteli információs rendszerből származó információkat használja a szervezet aktuális működésének és pénzügyi helyzetének elemzésére, valamint tervek készítésére és a jövőbeni célok meghatározására. Például a rendszerből létrehozott mérleg azt mutatja, hogy a vezetés, a tulajdonosok, a hitelezők és a befektetők számára a szervezet pénzügyi helyzetben van egy adott időpontban.
Pontosság és biztonság
A rendszerhez hozzáféréssel rendelkezők számának korlátozása a számviteli információs rendszer harmadik funkcióját legjobban teljesíti - annak biztosítása érdekében, hogy a vállalkozás megbízható adatokat tartson fenn. A szervezet vezetőinek el kell döntenie, hogy ki lesz. Például a képzett ügyintézők, könyvelők vagy könyvelők hozzáférést kérnek az adatok ellenőrzéséhez és beviteléhez a rendszerbe, valamint jelentések készítéséhez. A szervezet egyéb, belső és külső munkatársainak általában nem kell manipulálni az adatokat.
A rendszerek típusai és a benne foglaltak
A vállalkozások általában számviteli információs rendszert számítógépesítenek a legkisebb szervezetek kivételével. A számítógép-felhasználók adatokat írnak be a számításokat befejező szoftverekbe, és besorolják és a megfelelő kategóriákba sorolják be a bejegyzéseket. A rendszer a felhasználó kérésétől függően különböző típusú jelentéseket hozhat létre. Az információs rendszer magában foglalja a számviteli ciklus minden lépését, és a tranzakciókat igazoló nyomtatott papírmunka, mint például a munkarendek, számlák és pénzügyi kimutatások a rendszer részét képezik. Kisebb vállalkozásokban, mint például az anya-pop-műveletben, ahol kevés ügylet történik, a vállalkozás manuálisan is fenntarthatja a számviteli információs rendszert. Ismét a könyvelő a teljes számviteli ciklust használja, és az eredményekből kézi jelentéseket készít.
