Ha az Ön szervezetének több alkalmazottja van, és a munkavállalók személyi hitelkártyájukon utaznak, vagy vásárolnak, akkor hitelkártya-visszatérítési politikára van szükség.A hitelkártya-visszatérítési szabályok lehetővé teszik, hogy meghatározzuk, milyen költségek kerülnek visszafizetésre, meghatározzák a kiadások felső határát, és tájékoztatják a munkavállalókat arról, hogyan működik a visszatérítési folyamat.
Határozza meg, hogy szükség van-e az előzetes jóváhagyásra
A munkavállalói hitelkártya-kiadások visszafizetése költséges rémálom lehet, ha az emberi erőforrások és a számvitel nem tudják, hogy milyen díjak várhatók. Egyes hitelkártya-kiadások előzetes jóváhagyásának megkövetelése kiküszöbölheti a matrica sokkot a hitelkártya-visszatérítési díjak egyeztetése során. Az utazási vagy kiadási engedélyezési formák és a megrendelések segíthetik a vezetőket abban, hogy megakadályozzák a jogosulatlan kiadásokat, miközben az emberi erőforrások és a számvitel segíti a költségek megtérülését.
A kiadási határértékek beállítása
A hitelkártya-visszatérítések korlátozása a kiadások határértékeinek meghatározásával egy másik módja annak, hogy a hitelkártya-visszatérítési irányelvek segítenek megakadályozni a költségvetési gondokat. Az étkezésekre, szállodákra és szórakoztatásra vonatkozó kiadási korlátok ellenőrzése az utazási költségeket ellenőrzi, míg a szolgáltatások vagy anyagok visszatérítéseit megrendeléssel vagy előzetes engedélyezéssel kell ellenőrizni. Például az étkezések standard juttatásai kiküszöbölhetik annak szükségességét, hogy a munkavállalók beváltják a bevételeket, és hasznosak azoknak a szervezeteknek, amelyek nagy összegű visszatérítést dolgoznak fel.
Határozza meg, hogy mely kiadások kerülnek visszatérítésre
Minden hitelkártya-visszatérítési politikának világosan meg kell határoznia, hogy milyen költségek kerülnek visszatérítésre. Míg az élelmiszer-, utazási és szállásköltségek a megtérítés alapköltségei, a vállalati kultúra más költségeket is szabhat, amelyek visszatérítésre kerülnek, mint például az ügyfelek szórakozásának költségei, ideértve az alkoholtartalmú italok és a kiterjesztett üzleti utazások mosodai szolgáltatásait. Az Ön politikájában meg kell határoznia, hogy milyen költségeket lehet megtéríteni, és mikor kerülje el a munkavállalók költségelszámolásának visszaélését.
Határozza meg, mi szükséges a visszatérítés igazolásához
A munkavállalói hitelkártya-díjak visszatérítése gyorsan számviteli és humánerőforrás-problémára válhat, ha a visszatérítési politika nem határozza meg, milyen dokumentációra van szükség. Míg egyes vállalatok egyéni nyugtákra támaszkodnak, mások e-mailben kapott hitelkártya-kimutatások vagy megjegyzésekkel ellátott másolatait használják, vagy a legtöbb visszatérítendő költségre standard juttatásokat állapítanak meg, hogy elkerüljék a felesleges papírmunkát. Az Ön szervezete által felhasznált visszatérítések mennyiségének diktálnia kell az Ön politikáját.
