Ha úgy dönt, hogy bizonyos munkavállalóknak hitelkártyákat ad ki, be kell vezetnie az ilyen kártyák használatára vonatkozó szabályokat és szabályokat. Az is jó ötlet, hogy olyan eljárásokat dolgozzunk ki, amelyek segítenek nyomon követni a hitelkártya-kiadásokat, és a kiadások ellenőrzése alatt állnak. A vállalati hitelkártyákat csak olyan munkavállalók számára szabad kiadni, akiknek üzleti célokra, például utazási vagy irodai költségekre van szükségük. A vállalati hitelkártya egyik feltétele, hogy a kártya visszaélése megszűnjön.
Személyes használat
Az üzleti hitelkártyák kényelmes módot biztosítanak az alkalmi vásárlások és üzleti utak finanszírozására, de jelentős visszaélés lehetőségeket is jelentenek. A helyes politikák és eljárások segíthetnek megvédeni a vállalkozásokat azoktól a munkavállalóktól, akik a kártyákat használják személyes költségeik fedezésére, és megvédhetik a munkavállalókat, hogy tudják, hogy milyen típusú vásárlásokkal tudnak biztonságosan megtenni a megtorlásoktól való félelem nélkül.
Az egyik módja annak, hogy a vállalati hitelkártyát a munkavállalók személyes használatra használják, az, hogy csak olyan kártyát adjon ki a munkavállalóknak, akik jó pénzügyi felelősséget viselnek. Ez szükségessé teheti a hitelkártya ellenőrzését a munkavállalók számára, akiket egy kártyára számítanak. Olyan politikát kell kidolgozni, amely tiltja a vállalati hitelkártyák használatát személyes vásárlásokhoz. Ennek mérséklése érdekében a dolgozóknak kártyákat kell kiállítani a cégen keresztül, és a cégnek meg kell kapnia a havi számlát. Az alkalmazottak kötelesek költség-űrlapot benyújtani, hogy felvázolják a kártyájukra terhelt összes költséget. Ha a kiadási lap nem felel meg a tényleges számlának, akkor a kártya személyes felhasználása is lehetséges. Ez az ellenőrzési és kiegyenlítési rendszer segít emlékeztetni a munkavállalót arra, hogy felelősek a kártyájuk használatáért.
előzetes jóváhagyás
A vállalati hitelkártyát csak üzleti célokra szabad felhasználni, de amikor egy munkavállaló az úton van, szórakoztató ügyfelek, az üzleti célok és a személyes felhasználás közötti vonal elmosódhat. A vállalati hitelkártya minden használatát a vállalatnak el kell fogadnia. A változó díjak, például a szórakoztató ügyfelek esetében olyan protokollt kell elfogadni, amely felvázolja és meghatározza a szórakoztatás elfogadható formáit. Az ügyfelek szórakoztatását megelőzően a munkavállalónak előre meghatározott korlátot kell kapnia arra vonatkozóan, hogy a vállalat milyen mértékben fizeti meg a vállalati hitelkártya díjait. Az előre meghatározott összegű díjak a munkavállaló felelőssége, és a hitelkártya használata a nem jóváhagyott szórakoztatási formákban megszüntetéshez vezet.
Felelősség
Mivel a vállalati hitelkártyákat csak az előzetesen jóváhagyott vállalati célokra használják fel, jó ötlet lehet, ha nem engedik meg a munkavállalóknak, hogy vállalati hitelkártyákat hordozzanak velük, kivéve a speciális célokat. A hitelkártyák csak szükség szerint történő kiadása segíthet annak biztosításában, hogy a vállalati hitelkártyákon ne legyen jogosulatlan díj.
