A szabványosabb működési eljárásoknak nevezett SOP-ok dokumentált gyakorlatok, amelyek célja az üzleti gyakorlatok és műveletek következetességének biztosítása. Sokan úgy gondolják, hogy a SOP-ok csak gyakorlati laboratóriumi és gyártási körülmények között alkalmazhatók. A Környezetvédelmi Ügynökség szerint az SOP-ok egyik fő célja a berendezések karbantartása, módosítása és használata. Azonban a SOP-ok több analitikai folyamatot is lefedhetnek, ami azt jelenti, hogy számos üzleti környezetben alkalmazhatóak.
Egészség és biztonság
A szabványos működési eljárások fenntartják az összes munkavállaló egészségét és biztonságát. Különösen a nehéz berendezésekkel kapcsolatos gyártási beállítások esetén az SOP-ok segíthetnek abban, hogy a munkavállalók a sérülések megelőzésére szolgáló berendezéseket működjenek. A SOP-ok rendszeres tisztítási és karbantartási menetrendeket írhatnak elő. Ezek a tevékenységek fontosak a gépek biztonságos üzemeltetéséhez, de könnyen elfelejthetők, amikor a munkatársak váltogatnak, és nincsenek írásos feljegyzések. A SOP-ok azt is megmutatják, hogyan kell a berendezéseket biztonságosan futtatni a rendszeres használat során. Az Iowa Állami Egyetem által kiadott dokumentum azt mutatja, hogy az ábrák a szavakkal együtt kristálytiszta.
Az eredmények konzisztenciája
Laboratóriumi környezetben a Környezetvédelmi Ügynökség azt javasolja, hogy a szabályozó testületek által meghatározott szabályok nem mindig elegendőek. A munkavállalók néha enyhén módosítják a szokásos eljárást egy adott kísérlet konkrétabb követelményei alapján. Ha ezek a változások nincsenek dokumentálva, a kísérleti eredmények a technikusok csoportjaiban kissé eltérő módszerekkel változnak. A vállalati üzletágra jellemző szabványos működési eljárások írása biztosítja, hogy mindenki ugyanolyan módon működjön, korlátozva a további kísérletek költségeit, hogy megmagyarázza a következetlen eredményeket.
Szabályozási és jogi megfelelés
A szabályozó testület követelményeinek megfelelő szabványos működési eljárás írása biztosítja, hogy a szervezeten belüli gyakorlatok összhangban legyenek az iparági elvárásokkal. A dokumentált eljárások segítik a belső és külső ellenőrzések egyszerűsítését is. Például, ha cége ISO-tanúsítvánnyal rendelkezik, segítséget nyújthat a külső könyvvizsgálóknak az ISO-kompatibilis eljárások írásos példányainak megadásával. Ezután tanácsot adnak Önnek, hogy pontosan hol vannak a folyamatban dolgozók. A SOP-k védelmet nyújtanak Önnek a peres eljárásoktól is - például, ha egy munkavállaló sérült meg a munkahelyen, miután elmulasztotta követni a dokumentált legjobb gyakorlatokat. Az irodai beállítások SOP-ok is biztosíthatják a jogszabályi megfeleltetést. Például a tengerentúli üzleti ügyletek tárgyalására vonatkozó SOP megakadályozhatja, hogy a vezetők lépjenek be az illegális megvesztegetési területre.
Fokozott hatékonyság és termelékenység
Az embereknek szükségük van a következetességre, hogy a legtermékenyebbek legyenek. Ha nem kétséges, hogy a dokumentum milyen formátumban legyen, meg kell-e tisztítani a berendezést, és hol kell tárolni az eszközöket, az emberek egyszerűen elvégezhetik a munkájukat anélkül, hogy megállnának a kérdések feltevésekor. Minden szabványosítása lehetetlen és ellentétes, mivel a munkavállalóknak bizonyos rugalmasságot kell biztosítaniuk a probléma megoldásához. A SOP-ok rendszeres, rote-eljárásokra történő írása azonban növelheti a munka hatékonyságát. Például a fájlnevek SOP-je csökkentheti a dokumentumok megtalálásához szükséges időt és elősegítheti a csapatmunka munkáját az egyes osztályokon.
