A leltárrendszer olyan stratégia, amellyel nyomon követhetjük, hogy egy vállalkozás milyen készletekből áll. Mivel a legtöbb vállalat naponta használja és értékesíti leltárát, a készletrendszereket rendszeresen frissíteni kell. A készletrendszerek kézi vagy számítógépesek lehetnek. Sikerük és hasznosságuk attól függ, hogy képesek-e nyomon követni az ellátásokat olyan módon, hogy a vállalati műveletek jövedelmezőbbek és kevésbé stresszesek legyenek.
Bejövő készlet nyomon követése
A leltárrendszer alapos és pontos folyamatra támaszkodik a kellékek nyomon követéséhez, amikor azokat megkapja. A szállítmányokat gyakran tárolóhelyiségben vagy raktárban tárolják, mielőtt a kiskereskedelmi üzletben tárolják, vagy az ügyfelek megrendelésének kitöltésére használják. A leltárrendszernek nyomon kell követnie a terméket, ahogyan azt a vállalat megkapja, és hozzáadja az új termék mennyiségét a rendelkezésre álló összeghez. Néhány számítógépes rendszer ezt automatikusan elvégzi. Ezek pontossága attól függ, hogy milyen alapossággal állították össze a megrendelt összeget az ellentmondások esetén szállított összeggel.
Kézi nyomon követése
A nyomon követési készleteknek meg kell őrizniük az aktuális nyilvántartásokat arról, hogy mit hagyott el a vállalat a korábbi megrendelésekből, valamint hogy mennyire növeli a készletet a beérkező megrendelések és mennyit használ fel az értékesítés és zsugorodás révén. A sikeres leltárrendszer ezt az információt a rekordokkal, például a szállítási számlákkal és az értékesítési nyugtákkal összegyűjti, és ellenőrzi annak pontosságát is, azáltal, hogy vizuálisan számolja a készleteket. Vizsgálja meg a két számcsoport közötti eltéréseket annak érdekében, hogy azonosítsa a rendszer gyengeségeit.
Nyomon követés zsugorodása
A zsugorodás az a folyamat, amikor a szokásos gyártási folyamaton kívüli egyéb körülmények miatt elvesztik a leltárt. Az alkalmazottak lopása zsugorodást okoz, mint a hulladék és a törés. A romlandó élelmiszerekkel foglalkozó vállalatok nagyobb zsugorodási arányt mutatnak, mint a legutóbbi elemekkel foglalkozó vállalkozások. A zsugorodás a cég által a számlákon és az eladási nyilvántartásokon alapuló készletmennyiség és a ténylegesen meglévő összeg közötti elkerülhetetlen ellentmondás nagy részét teszi ki. A zsugorodás nyomon követése lehetővé teszi, hogy azonosítsák és kezeljék a hasznos állományok elvesztésével járó problémákat.
Megrendelések elhelyezése
A leltárrendszernek nagy mennyiségű információt kell biztosítania, amelyet a vállalatnak meg kell adnia a megrendelések elhelyezéséhez és a készletek feltöltéséhez. Ha a nyilvántartási nyilvántartásai azt mutatják, hogy 30 widgetünk volt, és egy héten 20-at értékesített, és két másik megszakadt, ez az információ segít további 22 widget megrendelésében, feltételezve, hogy minden héten 30 widgetet akar kezdeni.
