Bármely vállalkozás, amely egy terméket értékesít, leltárral rendelkezik. A nyereség maximalizálása és a piaci versenytársakkal szembeni versenyképesség érdekében a termékeket pontosan meg kell határozni. Ehhez ismertetni kell a termékek értékét és az előállításuk költségét. Íme egy két módszer a létfontosságú információk rögzítésére és nyomon követésére - az örökös és időszakos leltárrendszerekre.
Leltár meghatározva
A legtöbbet a készletről úgy gondolják, hogy az értékesítésre felkínált tárgyakról van szó. Bár ez igaz, a leltár a különböző fiókok neve is, amelyben a könyvelő vagy könyvelő rögzíti ezt az információt. A kiskereskedőnek, aki késztermékeket vásárol, és viszonteladja őket, viszonylag egyszerű nyilvántartási rendszere lehet; a gyártóknak még több számlájuk lesz, hogy nyomon kövesse a folyamatban lévő munka értékét és a termelési folyamat során felhasznált nyersanyagok értékét.
Állandó leltárrendszer
Állandó leltárrendszerrel az összes tranzakció a nyilvántartásba kerül, amikor azok megtörténnek. A számlaegyenleg bármikor tükrözi a leltárt. A tranzakciók rögzítésének fizikai késedelme minden, ami elválasztja a számla egyenlegét a valós idejűtől. Technológiai megoldásokkal, mint például az eladási pont-szkennerek, ez a késleltetés nagyon kicsi lehet. Mivel a készletek száma és értékei állandóan fennmaradnak, a folyamatos rendszer nem igényel fizikai leltárt.
Periódusos leltárrendszer
Az időszakos rendszer több elszámolást használ az eladások rögzítésére, új termékek beszerzésére és az ügyfél visszatérésére. Ezeket a számlákat a leltáridőszak végéig tartják - amely lehet havi, negyedéves vagy bármely más, a vállalat által meghatározott időkeret, majd összeegyeztethető a leltárszámlával. Abban az időben a tranzakciós számlákat nullázzák a következő készletkészítési időszak előkészítésekor. A periódusos leltárrendszer fizikai leltárt is igényel az időszak végén. A készletszámlához szükséges módosításokat végzik, és az időszak teljes.
Szabályozási felügyelet
A készletek olyan eszközök, mint a pénz és az ingatlan. Mint más eszközök, a leltárt gátlástalan vezetők is manipulálhatják. A 2002-es Sarbanes-Oxley törvény, amely az akkori nyilvános számviteli botrányokra adott választ, kodifikálta azt a követelményt, hogy a vállalat által kiadott információ minden lényeges szempontból pontos legyen. A vállalatoknak ellenőriznie kell, hogy a belső ellenőrzések megfelelőek és működőképesek, és hogy minden pénzügyi kimutatás pontos. A be nem tartásért büntetéseket biztosítanak. A törvény nagyrészt helyreállította a potenciális befektetők rendelkezésére álló információk pontosságába vetett bizalmat.
Hogyan válasszunk
A rendszeres vagy örökös rendszer használatának döntő tényezője a vállalat azon képessége, hogy az eladási adatokat rögzítse. A technológia ezt sokkal valószínűbbé teszi, mint valaha, így sok vállalat választja az örökös rendszert. Olyan cég, amely bármilyen okból nem rendelkezik erre a célra, választhat a rendszeres rendszerről. Mindkét esetben a készletnyilvántartásra vonatkozó szabályok az érvényes törvények és számviteli szabványok hatálya alá tartoznak, amelyek az Egyesült Államokban általánosan elfogadott számviteli elvek (GAAP) néven ismertek.
