A dokumentumok kezelése a folyamatszervezetek a dokumentumok minden formájának létrehozásához, ellenőrzéséhez, biztonságosításához, tárolásához, letöltéséhez, megosztásához és megsemmisítéséhez. Az információterjesztés, a gyors technológiai változások és a biztonsági kérdések korában a dokumentumkezelő rendszereket létrehozó szervezeteknek nemcsak a jó üzleti gyakorlatot, hanem a kormányzati és nemzetközi szervek által kiadott szabályokat, szabályokat és szabványokat is figyelembe kell venniük.
Szabályozó szervezetek: Pénzügyi
Számos szövetségi szervezet szabályozást ír elő, amely előírja, hogy a szervezeteknek meg kell felelniük a dokumentumkezelési szabályoknak. Az alábbiakban összefoglaljuk az ilyen szervezeteket, az általuk gyakorolt szervezetek típusait, valamint az alapszabályt vagy a szabályozást.
A SEC 17a-4 értékpapír- és tőzsdei bizottság dokumentumkezelési szabályokat ír elő a brókerekre, az elemzőkre és az értékpapírcserében résztvevőkre.
A 404 és 409 szekcióban szereplő Sarbanes-Oxley törvény a nyilvánosan forgalmazott vállalatok, valamint a számviteli cégek, könyvvizsgálók és az értékpapír-kereskedelemmel foglalkozó cégek dokumentumkezelését érinti.
A 21. századi törvényellenőrzés (Check 21) szabályozza az ellenőrzéseket, és a bankszektorra vonatkozik. Ezt a Federal Reserve kezeli.
A Gramm-Leach Bliley törvény védi a pénzügyi intézmények által birtokolt pénzügyi információkat, és több szövetségi ügynökség irányítja.
Az Értékpapír-kereskedők Országos Szövetsége (NASD) 3010. szabálya és a New York-i Értéktőzsde (NYSE) 342. szabályát az Értékpapír- és Tőzsde Bizottság kezeli, és szabályozza az e két szervezet elektronikus hírközlésével kapcsolatos nyilvántartási követelményeket.
Egészségügyi szabályok
Az egészségügyi biztosítási hordozhatósági és hozzáférhetőségi törvény (HIPAA) olyan betegcsoportokra vonatkozik, mint az orvosok, a kórházak, a biztosítótársaságok és a beteginformációk összeállításában vagy továbbításában részt vevő munkáltatók. Ezt az Egyesült Államok Egészségügyi és Humán Szolgáltatási Osztálya kezeli.
A CFR 11 a Szövetségi Szabályzat Kódexének része, amelyet az Egyesült Államok Élelmiszer- és Gyógyszerügyi Igazgatósága vezet be, és amely elektronikus iratokat és elektronikus aláírásokat tartalmaz. Ez a rész az egészségügyi és gyógyszeripari cégeket érinti.
Katonai szabályok
A Védelmi Minisztérium rendeletei (Védelmi Minisztérium 5015.2, 2. változat) meghatározzák a Honvédelmi Minisztérium által vásárolt nyilvántartási szoftverekre vonatkozó követelményeket. Más kormányzati szervek is használják ezt a szabványt nyilvántartási szoftvereikhez.
Egyéb szövetségi szabályok
A szövetségi polgári perrendtartás szabályozza, hogy az ügyvédi irodák hogyan kezelik a jogi eljárásokkal kapcsolatos információkat.
The Internal Revenue Services Rev. A 97-22. Szabály az adófizetők tájékoztatásának elektronikus tárolására és továbbítására vonatkozó szabályokat, valamint a pénzügyi szolgáltatási ágazatot érinti.
A szabályok szükségessége
Az amerikaiak a szabályozó ügynökségektől függenek, hogy biztosítsanak védelmet a személyes adatok biztonságának megőrzésére, a pénzügyi tranzakciók védelmére és a nemzet élelmiszer-, kábítószer-, pénzügyi és egészségügyi eszközeinek ellenőrzése felett. A nemzet információs infrastruktúrája létfontosságú védelme szempontjából, és azt is védeni kell.
A dokumentumkezelés szabványosítása az Egyesült Államokon túl is kiterjed. Az olyan nem kormányzati szervezetek, mint a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet és az Open Document Management API, a dokumentumkezelő rendszerek folyamatainak szabványosítására és megosztására törekednek annak érdekében, hogy szükség esetén biztosítsák az információs rekordok biztonságát és elérhetőségét.
