A sikeres adománygyűjtő vacsora megszervezéséhez jól meg kell terveznie, és ismernie kell az adományozói bázist és a közösséget, amellyel végső soron hasznot húz. Ha jó időn belül jó munkát végeznek, mindenki megmentheti a fejfájást. Akár egy nonprofit vagy egy lelkes önkéntes eseménykoordinátora vagy, egy pár lépést tehet, hogy segítsen egy nyereséges vállalkozás megszüntetésében.
A költségvetés létrehozása. Az alapok megértése határozza meg, hogy milyen adománygyűjtő vacsorát tarthat. Az egyik dolog, hogy gondolkodjunk, amikor a pénzügyekben való faktoring, hogy megkérdezzük, hogy egy fantasztikus high-end (és magas költségű) adománygyűjtő végső soron hasznot húz a szervezet számára. Előfordulhat, hogy a rágcsálók, a helyi viszonyok ugyanolyan mennyiségű pénzt hozhatnak létre az összes kezdeti költség nélkül. A kreativitás kulcsfontosságú.
Kérjen segítséget. Ezek az események, még akkor is, ha a kezdetektől kicsinek tűnnek, nagyobbak lehetnek, mint ahogy elképzeltük. Ne próbálj túl sokat csinálni önmagadban; kérje az önkénteseket, hogy segítsenek a vendéglistában, tisztítsák meg, vezetik a felszerelést, vagy mi van. A többi ember elhelyezése a fedélzeten is lehetővé teszi az emberek számára, hogy hozzájáruljanak ahhoz, hogy higgyenek.
A lehető leghamarabb azonosítsa a helyszínt annak fenntartásához. Hol lesz ez a vacsora? Ez egy kis ügy, amit valaki otthonában tarthat, vagy nagyobb eseményt szeretne létrehozni? Próbáld meg először megnézni az alacsonyabb költségű lehetőségeket, mielőtt csak egy csarnokot bérelnének; lehet, hogy a közösségedben van egy filantrópod, aki kedvez az okaidnak, és hajlandó lenne-e az adományozás eszközeként használni otthonát. Kérdezd meg a közösségi központokat, az egyházakat és az általános iskolákat is, amelyeknek lehetősége kevés költséggel járhat.
Határozza meg, hogy ki fogja készíteni a vacsorát és hogyan. Ez az esemény szakmailag gondoskodik-e, vagy az étkezés a szervezet tagjainak? Például egy fundraiser vacsorát általános iskolás gyerekek tudtak főzni. A gyerekek egy csoportja érdemes pénzt szerezni egy helyi okból, és segíthet egy egyszerű étel elkészítésében, amit főzni és magukat szolgálni.
Hívja meg a vendégeket. Szerezzen teljes listát a múltbeli és aktuális adományozókról, és terjesszen ki meghívókat. Ha Ön önkéntes, és nincs közvetlen hozzáférése az adatbázishoz, hívja fel a jótékonysági szolgáltatást, és kérjen beszélgetést egy igazgatóval vagy a média képviselőjével, hogy megszerezze az aktuális listát. Számos szervezet e-mail és szociális hálózati oldalakat használ, hogy megszólaljon az eseményeikről. Ez óriási mennyiségű pénzt takarít meg a papírra és a levelezési költségekre.
Szórakozás kijelölése. Jó ötlet, hogy valami más, mint a vacsora, hogy szórakoztassa az adományozóit. Ha ez egy zene- vagy tánciskola pénzgyűjtője, akkor egy preambulumbekezdés lenne rendben. Egy ifjúsági sport-adománygyűjtő kérheti a helyi pompomlányokat, hogy végezzenek pár rutint, vagy talán kérjék fel a gyerekeket, hogy készítsenek egy rövid és vicces szkennet arról, hogy miért van szükségük pénzükre tevékenységük folytatásához. Az okról szóló rövid film bemutatása is hatékony módja lehet annak, hogy mennyire fontos az oka a közösségnek.
Rendszeresen kövesse az eseményt. Lehet, hogy ezt az eseményt hat hónapra tervezi az úton, ezért jó ötlet, hogy időről időre bejelölje, hogy a dolgok még mindig a pályán vannak. Ennek nem kell heti telefonhívásnak lennie a vendéglátónak, de legalább néhány héttel a hívást kell megtenni, mielőtt a legutóbbi részleteket összeállítaná.
