Az átviteli levelek, a borító betűk, a faxok és e-mailek a faxolt dokumentumok vagy az e-mailhez csatolt fájlok tartalmának leírása. Az átviteli levelek azt is biztosítják, hogy a dokumentumokat a megfelelő személynek adják meg, ha azokat egy megosztott faxra vagy e-mail címre küldik. Ezek a levelek általában rövidek, és csak a szükséges információkat közvetítik. Mivel az átadási levelek üzleti levelezésnek minősülnek, bizonyos szabványokat kell követnie ahhoz, hogy helyesen írjon.
Írja be a nevét vagy a cég nevét, címét, telefonszámát és egyéb elérhetőségét a dokumentum tetején, és helyezze el az oldal jobb oldalán. Alternatív megoldásként a cég levélpapírjára is írhat levelet.
Ugrás egy sort, és tegye fel az adatokat az oldal jobb oldalán.
Írja be a címzett nevét, címét és adott esetben a számlaszámot vagy más azonosító információt az oldal bal oldalán, két sorral a dátumtól kezdve.
A levelet kifejezetten az a személy kapja, aki megkapja azt. Ha nem ismeri az egyén nevét, a "Tisztelt Uram vagy Uram" írása elegendő.
Sorolja fel az első mondatban szereplő levél írásának okát. Adja meg, ha Ön küld egy önéletrajzot, üzleti javaslatot, jelentést vagy információt egy termékről vagy szolgáltatásról.
Adjon háttérinformációt a második bekezdésben elküldött dokumentumról. Ez magában foglalhat olyan dátumokat is, amelyekkel az olvasónak a dokumentumban szereplő információknak kell eljárnia, vagy ha a dokumentum több oldalt tartalmaz, a mellékelt oldalak rövid magyarázatát. Emellett emlékeztetheti az olvasót minden olyan beszélgetésre vagy levelezésre, amelyet vele kapcsolatban volt a dokumentum tekintetében.
Köszönöm az olvasót az utolsó bekezdésben említett időért, és kérje meg, hogy forduljon hozzá, ha kérdése van.
Írja be a nevét, címét és elérhetőségeit, például az e-mail címét vagy telefonszámát az oldal alján. Kézzel írja alá az aláírását a neved felett.
