Minden vállalkozásnak van folyamatai, legyen az termék összeállítása, hitelkártyás fizetés, munkavállaló fedélzetén vagy minőségbiztosítás ellenőrzése. Néha ezek a folyamatok zökkenőmentesen működnek, és máskor nem. Az üzleti folyamatok menedzselése olyan rendszer, amely elnyeri a folyamatokat, és olimpiai úszó formájába dobja őket. A jó BPM-megvalósítás javítja a folyamatok láthatóságát, megkönnyítve a szűk keresztmetszetek eltávolítását és a munka megkettőzésének megakadályozását.
tippek
-
Az üzleti folyamatok kezelése olyan módszer, amely egyszerűsíti a vállalat működésének módját a teljesítmény javítása érdekében.
Mi egy példa egy üzleti folyamatra?
Az üzleti folyamat olyan lépések sorozata, amelyeket a szervezetben élő emberek egy konkrét cél elérése érdekében végeznek. Ezeket a lépéseket sokszor megismételik, gyakran sokan, és általában szabványosított módon. Csaknem bármi - a nyaralási kérelem engedélyezésétől a triage értékeléséig, hogy az orvosi személyzet a sürgősségi helyiségben végez - üzleti folyamatnak minősül.
Vegyük például a banki hitelkérelem példáját. A folyamat megkezdéséhez az ügyfél elektronikus formanyomtatványt tölt be a bank honlapján. Most a bank kerekei elkezdenek elfordulni. Először is, a bank ellenőrzi, hogy az ügyfél helyesen tölti ki az űrlapot. Ezután az alkalmazás egy hitelellenőrzésen megy keresztül. Valaki más is végezhet jövedelemellenőrzést, egy másik csapat további dokumentációt kérhet, és más tevékenységek is lehetnek, amelyek lehetővé teszik a bank számára, hogy döntést hozzon a hitel jóváhagyásáról.
A legfontosabb, hogy a folyamat sokrétű. A legtöbb üzleti folyamathoz hasonlóan több lépést és több embert is magában foglal, és ezek az emberek különböző eszközöket és rendszereket használnak a dolgok megszerzéséhez. Összességében az egész rendszer úgy van kialakítva, hogy egy bemeneti sorozatot (a hitelkérelmet és az alátámasztó dokumentumokat) egy kívánt kimenetre alakítson át (jóváhagyási határozat, amelyet közöl a vásárlóval).
Mi az üzleti folyamatok kezelése?
Amikor a vállalkozás nagyon kicsi, az üzleti folyamatok viszonylag könnyen kezelhetők. Az irodában csak néhány ember dolgozhat, akik mindennapi feladatokat végeznek, és mindenkinek szilárd képe van a nagy képről. Ez a helyzet növekszik. Azok a feladatok, amelyekkel egy személy egyszer foglalkozott, hirtelen több részleg között jöttek el. Az emberek megduplázzák egymás erőfeszítéseit, a feladatok áthaladnak a repedéseken, és nagyobb az esélye az embereknek, hogy tévedjenek.
Az üzleti folyamatok menedzsmentjének elsődleges célja, hogy ezeket a kaotikus folyamatokat mikroszkóp alatt helyezze el, és kitalálja, hogyan lehet őket jobbá tenni. A legegyszerűbb módja annak megértése, hogy a folyamatban lévő összes tevékenységet a lépések folyamatábrájaként ábrázolja. A BPM az, hogy ezeket a lépéseket logikusabb és következetesebb munkafolyamatba formalizáljuk.
Milyen előnyei vannak az üzleti folyamatok kezelésének?
A BPM legfőbb törekvése, hogy időt és pénzt takarítson meg azáltal, hogy a folyamatokban levő zsírt vágja le, például eltávolítja a szűk keresztmetszeteket, megszünteti az elbocsátásokat és megállítja a munka szükségtelen párhuzamosságát. A BPM azonban nem az alsó sor növelésével foglalkozik, és vannak más pozitív eredmények is, amelyekből a vállalkozások profitálhatnak:
-
Mind a munkavállalók, mind a vezetők részesülnek a szerepük és felelősségük egyértelműbb meghatározásából, mivel mindannyian szisztematikus csővezetéket követnek a dolgok elvégzéséhez.
-
A csapatok összegyűlnek és jobban kommunikálnak, ha mindenki ugyanazon az oldalon van a kimenetekkel és a határidőkkel kapcsolatban.
- Kevesebb stressz van, mert a túlhajszolt alkalmazottaknak nem kell többször részt venniük a nyomon követési találkozókon, vagy egyszerre több versengő feladatot zsonglálni.
- A BPM összehangolja a folyamatokat a szervezeti prioritásokkal, így nem pazarolja az időt olyan folyamatokra, amelyek a legkevésbé értéket adják a vállalkozásnak.
- A vezetők jobb láthatóságot kapnak a munkafolyamatban, ami hasznos nyomot nyújt a könyvvizsgálat és a jogszabályi megfelelés számára.
- Az ügyfelek előnye a jobb átfutási időknek, ami nagyobb ügyfél-elégedettséget eredményez.
Hogyan működik a BPM?
A BPM elsősorban módszertan. Egy világos sorozatokból és technikákból áll, amelyek segítenek a BPM folyamat formalizálásában, hogy a hulladékok és más hatékonyságok azonosíthatók és javíthatók legyenek. A számos megalapozott BPM-módszer közül néhány, mint például a Lean vagy a Six Sigma, belépett a népszerű szókincsbe. Az általános módszerek ugyanazokat az elveket követik. Bármelyik módszert is választja, elvárhatja, hogy a BPM három pillérére összpontosítson: a folyamatra, az emberekre és a technológiára.
Folyamat
A BPM középpontjában az üzleti folyamatok optimalizálása áll, hogy azok alkalmasak legyenek a célokra, és megfelelő időben elérjék a helyes eredményeket.
Emberek
A sikeres folyamat kulcsa az, hogy az emberek helyesen tegyék a helyes dolgokat. A BPM megvizsgálja az emberek által elvégzendő feladatokat, és felveti a következő kérdéseket: Kinek a feladata az A feladat elvégzése és milyen időpontban? Mi történik, ha az érintett személy figyelmen kívül hagyja a problémát? Ki kap figyelmeztetést, amikor a folyamat megakadt? Ez a láthatósági szint elengedhetetlen, ha a rendszer hatékonyságát növeli.
Technológia
Ahhoz, hogy a folyamatok zökkenőmentesen működjenek, a feladatok átmenetének mindig zökkenőmentesnek kell lennie. Az üzleti folyamatmenedzsment szoftver az eszköz, amely segít a folyamat érvényesítésében. Tehát, ha egy BPM gyakorlatot futtat, és egy jobb folyamatot definiál, a technológia segíthet abban, hogy a folyamat pontosan úgy alakuljon, ahogyan azt definiálta. A technológia egyik fő jellemzője a teljesítményadatok összegyűjtése, így nyomon követheti a folyamat sikeréhez nélkülözhetetlen metrikákat.
Hogyan tervez egy BPM módszertan?
A BPM másképp működik, attól függően, hogy milyen üzleti tevékenységet folytat. Tehát, mielőtt még elkezdené megtervezni a BPM módszertanát, meg kell vizsgálnia, hogy mit kíván javítani annak végrehajtásával. Ha például szervizszervezet vagy, akkor érdemes lehet a BPM-nek, hogy javítsa a válaszidőt az ügyfelek számára. A termékek gyártását vagy építését végző cégek viszont jobb teljesítményt és teljesítményt keresnek az összeszerelő vonalon, vagy szinkronizálhatnak más rendszerekkel és folyamatokkal.
Ezeket a kereskedelmi meghajtókat útmutatóként használva minden BPM módszertan követi a fázisok életciklusát, mindegyiknek saját feladatokkal kell rendelkeznie, amelyeket végre kell hajtania. A leggyakoribb BPM módszertan, a DMEMO öt lépést követ: a tervezés, modellezés, végrehajtás, monitorozás és optimalizálás.
Első szakasz: Tervezés
A tervezési fázis a BPM technológiát alkalmazza a folyamat feltérképezésére, mint ahogyan ez a munkafolyamat újratervezése, így a folyamat sokkal hatékonyabban fut. Amit a képernyőn kapsz, a munka áramlását vizuálisan ábrázolja, így egy pillantásra láthatja, hogy hol találhatók a szűk keresztmetszetek és a duplikáció. Az ötlet az, hogy a lehető legegyszerűbb, legegyszerűbb munkafolyamatot hozzuk létre, hogy a folyamatot a lehető legkevesebb idő alatt elvégezhessük, miközben a lehető legkisebb hibákat tesszük.
2. szakasz: Modellezés
Ez a fázis a folyamat tesztelésével foglalkozik, hogy megismerje, hogyan működik más körülmények között. Gondolj úgy, mint egy "mi van, ha" gyakorlat. Mi van, ha két embert rendelünk ehhez a feladathoz? Mi van, ha ez a munkavállaló késik a kimenetének teljesítésében? Mi van, ha ez a feladat másképp történt? További fejlesztéseket tehetünk-e?
3. szakasz: Végrehajtás
Miután szimulálta a munkaáramlást, a következő lépés a BPM szoftver munkafolyamat-motorjával teszteli a javított folyamatot a földön, hogy a folyamatban lévő feladatokat egy vagy több személyhez rendelje.
Negyedik szakasz: Monitoring
A megfigyelés az adatgyűjtés folyamata annak biztosítására, hogy a folyamat a vártnál hatékonyabb legyen. A technológia használatával nyomon követheti mindkét lépés egyetlen folyamatát - ugyanúgy, mint egy FedEx csomag nyomon követését -, vagy az adatokat összevonhatja, és láthatja, hogyan működik a munkafolyamat egészében. Az ebben a szakaszban telepített eszközök közé tartozik az üzleti tevékenység felügyelete, műszerfalak, jelentési és ellenőrzési eszközök.
Ötödik szakasz: optimalizálás
Ebben a szakaszban a folyamat messze nem lehet tökéletes. Most meg kell vizsgálnia, hogy mit tehet a folyamat további optimalizálása érdekében. Például hozzá kell adnia egy másik erőforrást olyan területekhez, ahol gyakran fordulnak elő szűk keresztmetszetek? Ne feledje, hogy az optimalizálás nem egy-egy esemény. Inkább meg kell hallgatnia a munkavállalók és az ügyfelek visszajelzéseit, és a problémák bekövetkezésekor változtatni kell. Ha az új folyamat nem javítja az érintettek tapasztalatait a szolgáltatásról, akkor azt nem lehet sikeresnek tartani.
Ki végez üzleti folyamatkezelést?
A BPM projekt megvalósításához gyakran egy informatikai és üzleti ismeretekkel rendelkező szakértői csapat vesz részt, de valójában ez attól függ, hogy a tervezett projekt milyen mértékben terjed ki. Ha néhány gyors nyereményt szeretne elérni az alacsony kockázatú, magas hozamú folyamatok javításával a saját kisvállalkozásában, akkor viszonylag könnyű lenne egy BPM-projektet egy kis belső csapat és néhány minőségi szoftverek a folyamatok térképezéséhez.
Egy jó módja annak, hogy elinduljon egy BPM képzési kurzuson. A gyors Google-keresésnek helyi opciókat vagy online programot kell tartalmaznia. Sok vállalat úgy dönt, hogy alkalmazottait egy üzleti folyamatmenedzsment-tanúsítási programon keresztül teszi lehetővé, amely lehetővé teszi a kulcsfontosságú alkalmazottak számára, hogy hivatalosan képzettek legyenek a megfelelő módszerekkel. A Business Process Management Institute jelenleg 30 programot és hét tanúsítványt kínál a BPM-hez kapcsolódó különböző tudományágakban és módszerekben. Nézze meg a honlapjukat a részletekért.
Mi az a BPM eszköz?
Egy BPM eszköz az a szoftver, amelyet a BPM implementációjának automatizálására használ. Feladata az üzleti átalakítás engedélyezése, így új folyamatokba léphet. A lehetőségek olyan szélesek, mint a hosszúak, de általában egy olyan rendszert keres, amely legalább a következő tulajdonságokkal rendelkezik:
- Vizuális feldolgozási diagram: Ez lehetővé teszi a folyamatok modellezését és új munkafolyamatok létrehozását. Néhány eszköz kódolási készségeket igényel a modellezés megvalósításának módjaként; más gyártók alacsony kódú megközelítést kínálnak, amely „húzással” rendszert használ. Az utóbbi jól működhet, ha nincs kemény programozója a csapatban.
- Menedzsment műszerfalak és hozzáférés-ellenőrzés: Ez a döntéshozók számára lehetővé teszi a láthatóság nyomon követését, és a biztonságot azáltal, hogy korlátozza az információkhoz való hozzáférést bizonyos emberek számára.
- Hibaelhárítás: Hasznos, ha van egy ellenőrző modul, amely hibákat és hibákat észlel és megold.
- Integráció a meglévő szoftverekkel: A BPM-megoldás korlátozottan használható, ha nem kommunikál más központi ERP / CRM rendszerekkel.
- Jelentések és elemzések: A jó BPM-megoldás olyan kulcsfontosságú metrikákról készít jelentéseket, mint a nyitott elemek, a feladat befejezéséhez szükséges átlagos idő és az elemek átirányításának gyakorisága.
A konkrét üzleti folyamatmenedzsment eszközök tekintetében eléggé zsúfolt piac. Néhány nagy játékos a Pegasystems, a bpm'online stúdió, a Nintex, a KiSSFLOW, a Zoho Creator, az Appian és a Process Street. A vélemények az interneten könnyen elérhetők, és a legtöbb eszköz ingyenes 14 + napos próbaverzióval rendelkezik, így megvizsgálhatja a funkciókat a végső vásárlás előtt.
