Minden munkáltatónak erkölcsi és jogi kötelessége, hogy megvédje az üzleti vállalkozást és alkalmazottait mind az illegális vétkességtől, mind az ellenséges munkakörnyezetet megteremtő tevékenységektől. E feladatok teljesítéséhez elengedhetetlen a vizsgálat lefolytatása bármikor, ha panasz érkezik, vagy okkal feltételezhető, hogy egy alkalmazott hibás magatartást követ el. Hacsak nincs megalapozott oka annak, hogy nem teszik meg ezt, az érintett felek tájékoztatása arról, hogy egy vizsgálat megtörténik, közös első lépés.
Belső memo formátum
Habár a levelet levél- vagy üzleti levélformátummal készítheti el, a belső kommunikációnál gyakrabban jelenik meg egy feljegyzés. Ezen túlmenően a memóriában tipikus cím vagy tárgysor hatékonyabbá teheti ezt a formátumot. A címsoron kívül a feljegyzés tartalmazza a dátumot, az egyes címzettek nevét és a feladó nevét és címét. Balra igazítsa és egy-egy mezőbe helyezze az egyes bekezdéseket egy emlékeztető testébe, és kettős területet használjon a bekezdések között. A megjegyzések bizalmas jellegének megjelöléséhez külön jelöléseket kell beírni, és jelezni, hogy a feljegyzés tartalmaz-e bármilyen mellékletet vagy mellékletet.
A vádlott alkalmazott
A vizsgálat megkezdése előtt írásban értesítse a vádlottat. A vizsgálati levélnek a lehető legrészletesebben meg kell magyaráznia az állításokat, beleértve a neveket, dátumokat és körülményeket. Ismertesse a vizsgálati folyamatot, azonosítsa a vádlott jogait, és mondja el a vádlottnak, hogy lehetősége lesz írásban és személyes beszélgetés során elmondani a történet oldalát. Mondja el a személynek, hogy a „szokásos szokás”, vagy hogy a vizsgálat befejezéséig a szerepe vagy feladatai módosítása szükséges-e.
Folyamatban lévő vizsgálati értesítés
A munkavállaló közvetlen felügyelőjét és az osztályvezetőt be kell vonni az első értesítésbe. A levélnek meg kell magyaráznia a folyamatban lévő vizsgálat jellegét és terjedelmét. Ezenkívül a levélnek felvázolnia kell a vizsgálat megkezdése előtt meghozandó lépéseket, mint például az üzleti eszközök és vagyontárgyak elszámolása és megőrzése, vagy a munkavállaló kötelezettségeinek módosítása. Végül a levélben meg kell jelölni, hogy a felügyelők és a vezetők részt vesznek-e a vizsgálatban, és ha igen, határozza meg a konkrét szerepeket és felelősségeket.
Vizsgálati interjú betűk
A betűket mindenkinek el kell juttatnia, akit a vizsgálat során folytat. Azonban a függőben lévő vizsgálati értesítéstől eltérően, amely egynél több címzettet is tartalmazhat, az interjú-értesítéseknek egyetlen címzettet kell tartalmaznia a címsorban, függetlenül attól, hogy hány levelet küld. A levélnek nem kell tartalmaznia konkrét részleteket, hanem egyszerűen csak azt kell kimondania, hogy a munkavállaló egy folyamatos vizsgálat részeként megkérdezhető, adja meg az interjút végző személy nevét, és teljes együttműködési elvárásokat állít fel. Ezenkívül a levélnek tartalmaznia kell, hogy a feljegyzés bizalmas információ, és nem alkalmas a hivatalközi megbeszélésekre.
