A vizsgálati jelentést valószínűleg egy rendőr vagy más hatósági személy írja, aki nyilatkozatot tesz arról, aki panaszt tesz. A vizsgálati jelentés segít egy tisztnek, hogy nyomon tudja követni a panasz részleteit, hogy később megvizsgálhassa és nyomon követhesse. Előfordulhat, hogy az a személy, aki írja a vizsgálati jelentést, nem ugyanaz a személy, aki nyomon követi azt, így minél több részletet tartalmaz a jelentésében, annál jobb.
Sorolja fel a panasz dátumát a jelentés tetején, valamint a vonatkozó hivatkozási számokat.
Magyarázza el röviden a bejelentés jellegét. Ez magában foglalja azt is, hogy ki, mi, mikor és hol.
Jegyezze fel a panaszos által megadott adatokat. A részletek magukban foglalhatják a panasz állítólagosan és miért vagy a későbbiekben megerősítendő részleteket.
Ide tartoznak a jelentés más tanúi által szolgáltatott részletek is. Jegyezze fel, ha ezek a részletek ellentmondanak a panaszos első személy által megadottaknak.
Adja meg az ellenkező oldal történetét. Mindig konzultálni kell a panasz ellentétes oldalával, és a megadott adatokat pontosan fel kell sorolni, hogy a jelentés tisztességes és kiegyensúlyozott legyen.
Sorolja fel az összegyűjtött bizonyítékokat, amelyek bármilyen módon kapcsolódnak a vizsgálati jelentés tárgyához.
Frissítse a jelentést, amikor a vizsgálat folytatódik. Ha új bizonyítékot találunk, vagy ha a részleteket pontosnak vagy pontatlannak bizonyítják, add hozzá ezt az információt a vizsgálati jelentéshez.
Írja be a jelentést. A panaszra vonatkozó kezdeti megjegyzések nagy része valószínűleg kézzel íródik. A lekérdezési jelentés befejezése után írja be azt a szövegszerkesztő program segítségével.
