Az induló munkavállaló számos fejfájást okozhat egy vállalkozás számára, beleértve az ügyfélszolgálat megszakítását, az ügyfelek hibáit és az értékesítés elvesztését. A bejelentő levél felhasználása arra, hogy figyelmeztesse az ügyfeleket a munkavállaló távozására, pozitív, proaktív PR-stratégia lehet, amely segít a potenciális citrom limonádévá történő átalakításában.
Állítsa be a levél céljait
Döntse el, miért akarja, vagy kapcsolatba kell lépnie ügyfeleivel, hogy tájékoztassa őket egy alkalmazott távozásáról. Használjon egy golyópontos listát, amely segít a különböző betűknek az ügyfelek különböző igényeihez való igazításában. Előfordulhat például, hogy bizonyos ügyfeleket meg kell nyugtatni, hogy szállításuk vagy ügyfélszolgálatuk nem lesz megszakítva. Előfordulhat, hogy más ügyfeleknek tudniuk kell, hogy új kapcsolata van a vállalatnál, ki az, aki az adott személy lesz, és hogy az új képviselő hívja őket. Lehet, hogy érdeklődni fog a pletykákkal kapcsolatban, tájékoztassa az ügyfeleket arról, hogy az induló munkavállalónak versenytilalmi rendelkezése van, amelyet érvényesíteni kíván, vagy hogy a munkavállaló jó feltételekkel távozik.
Beszéljen az alkalmazottal
Találkozzunk a munkavállalóval, hogy megvitassák az ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel tervét. Kérdezd meg a munkatársat, hogy tanácsokat kapjanak az adott ügyfelekkel való kommunikációhoz, a velük való kapcsolata, a történelem és az igényeik ismerete, valamint a lehetséges aggodalmakkal kapcsolatos gondolatok alapján. Kérdezd meg a munkavállalót, ha szeretné, ha az indulás okát közölné, vagy ha elhagyja ezt a levélből. Még akkor is, ha rossz feltételekkel szétválaszol egy munkavállalótól, egyiket sem kell égetnie a hidakat, és senkit sem károsítania kell a piaci hírnevet.
Döntse el a címzetteket
Írjon fel egy listát a levél címzettjeiről, így testreszabhatja a tartalmat mindegyikhez. Adja meg az ügyfelek nevének melletti írásbeli okokat, és jegyzeteket készíthet arról, hogy milyen konkrét tartalmat szeretne hozzáadni, vagy kihagyni az ügyfél levelében.
Írja be az első vázlatot
Írja be a levél első tervezetét, név szerint címezve. Kezdjük a megnyugtatással, például a „XYZ Co. mindig büszke arra, hogy kiváló képzettséggel rendelkezünk képzett, profi személyzetünkön keresztül.” Ezután figyelmeztesse az ügyfelet, hogy az alkalmazottja elhagyja, és miért, ha van úgy döntött, hogy ezt az információt belefoglalja. Foglalkozzon az ügyfél által esetlegesen felmerülő aggályokkal, és mondja el, hogyan kezelheti őket. Ismertesse az ügyfél új kapcsolatfelvételét és elérhetőségeit, és feltétlenül adja meg az alkalmazandó átmeneti dátumokat. Adjon hozzá egy olyan postscript-et, amely felhívja a figyelmet arra, hogy milyen fontos információkat szeretne kiemelni, például az új kapcsolat felhívása, hogy bemutassa magát ezen a héten. Befejezze az ügyfél meghívását, hogy személyesen lépjen kapcsolatba veled, ha az ügyfélnek bármilyen kérdése van.
Végezze el a levelet
Tekintse át kulcsfontosságú vezetőit és minden ügyfél új kapcsolatát, és tekintse át a létrehozott különböző betűkkel kapcsolatos tervezetét, hogy kérje a bevitelt. Miután beérkezett az ügyfélszolgálat első vázlatába, készítse el a végleges másolatokat. A megfelelő személyzet tagjai látják a végleges tervezetet, mielőtt aláírják és terjesztik.
