A fogyasztók lojalitásáért folytatott verseny miatt fontos, hogy a vállalatok minden tőlük telhetőt megtegyenek az ügyfelek igényeinek ésszerű kielégítésére. A szolgáltatási prioritások nyomon követéséhez sok vállalat egy ügyfélszolgálati chartát, egy dokumentumot, amely az ügyfélszolgálati célokat és folyamatokat írja le. Az ügyfélszolgálati charta írása nem sok időt és pénzt igényel.
Készítsen egy általános áttekintő nyilatkozatot a vállalkozásáról, amely leírja, hogy mit csinál, vagy milyen termékeket és szolgáltatásokat kínál. Például, ha Ön egy ékszergyártót birtokol, az áttekintése lehet: „Az XYZ cég olyan kézműves üzlet, amely kézzel készített ékszereket készít valódi drágakövekből.”
Írja le az ügyfélszolgálati célokat. Például, ha egy grafikai céget birtokol, a céljai a megadott időkereten belül megrendeléseket tölthetnek be kevesebb, mint három módosítással. Ha egy sportos cipőboltot futtat, az ügyfélszolgálati célok segíthetnek minden ügyfélnek megtalálni a legmegfelelőbb cipőt sportjához, és eléggé tudatosak ahhoz, hogy válaszoljanak a sportcipőkkel kapcsolatos minden kérdésre.
Írja le az ügyfelek jogait, amint az üzleti tevékenységére vonatkozik. Például egy ruházati üzlet úgy ítélheti meg, hogy ügyfeleiknek joguk van udvarias, időben történő segítségre és gyors fizetésre.
Adjon hozzá egy fejezetet a chartához, amelyben részletezi, hogy a cég mit fog tenni annak érdekében, hogy biztosítsa az ügyfélszolgálati célok teljesítését és az ügyfelek jogainak betartását. Visszatérve a ruházati üzlet példájához, úgy dönthet, hogy minden megjelenítést megtartottnak vagy rendezettnek fog tartani, minden ügyfél mosollyal üdvözli, és rendszeresen új trendeket vezet be a leltárba.
Jegyezze meg a chartában, hogy mit tehetnek az ügyfelek, ha nem érzik, hogy jogaikat tiszteletben tartják, vagy ha nem teljesültek az ügyfélszolgálati célok. Ez magában foglalhatja a postai címet, a telefonszámot vagy az e-mail címet az ügyfél panaszos osztályának vagy a cégvezetőnek.
Tegye közzé az ügyfélszolgálati chartát a cég honlapján, blogjában vagy az üzletében vagy irodájában.
