Míg a gyors e-mailek és a telefonhívások sok üzleti céllal elégségesek, még mindig vannak olyan dolgok, amelyeket a levél tartósságával és szakszerűségével kell kezelni. A különböző helyzetek különböző betűket igényelnek, és bár sok különböző okból kifolyólag professzionális levelet kell írni, hasznos lehet, ha előbb megismerkedik a leggyakoribb üzleti levelek típusával.
1. Rendelje el az elhelyezési betűket
Ahogy a neve is utal, a megrendeléslevél írása az áru rendelésére. Ezek a betűk nagyon gyakoriak, de nagyon formálisak is, és nagyon pontos és konkrét módon kell megírniuk, ezért hasznos lehet egy ilyen sablon létrehozása az írás előtt.
2. Bevezető értékesítési levelek
Amikor új termékeket szeretne eladni egy új ügyfélnek, be kell mutatnia magát. Ez nagyon hasonlít ahhoz, ahogyan bemutatnál magának valakit egy buliban, mivel mindkét helyzetben nagyszerű benyomást szeretne tenni. A célfogyasztónak azt szeretné bemutatni, hogy milyen termékeket vagy szolgáltatásokat kínál, hogyan segíthet nekik, és mi tesz különbséget a vállalkozásától.
3. Körlevél-közlemények
A körlevél azért van így nevezve, mert azt nagyközönségnek terjesztik. Más szóval, bár a legtöbb levél két vagy több fél közötti magán levelezés, egy körlevél kerül kiadásra nagy csoportokra. Mivel ezek sok olvasó számára készültek, ezeket a célközönség tagjának kell írniuk. Ne felejtsd el, hogy eléggé generikusak legyenek, hogy mindenkinek fellebbezzenek.
4. Nyilatkozatok
Ezeket a leveleket csak azért küldjük el, hogy elismerjük, hogy cége üzleti dokumentumot vagy csomagot kapott. Lényegében átvételi elismervényként működnek, és a küldemény beérkezését követően azonnal meg kell küldeni őket.
5. Nyomon követési levelek
A nyomon követési levelek sokféle levelezés után küldhetők. Az álláskérő egy interjú után küldhet nyomon követést. Az eladók egy bevezető értékesítési levél elküldése után egy vagy két hetet küldhetnek. A találkozók után elküldhetők, hogy megismételjék a két fél által megkötött megállapodásokat. Alapvetően ezek egyszerűen arra szolgálnak, hogy emlékeztessék a címzettet egy előzetes kommunikációra, és ösztönözzék az előrelépést a kapcsolat vagy a projekt következő lépésében.
6. Ügyfélszolgálati bocsánatkérő levelek
Az üzleti világban néha a dolgok tévednek. A bocsánatkérő levél a vállalat hibájából és attól függetlenül, hogy megakadályozható-e vagy sem, hosszú távon járhat el a jogsértő ügyféllel való kapcsolat javításában. Ezek a levelek gyakran áthaladnak a jogi osztályon annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat ne tegye ki magát jogi felelősségnek.
7. Érdeklődési levelek
Míg az érdeklődő leveleket leggyakrabban az álláskeresők használják, akik értesítik a munkáltatókat arról, hogy érdekük fűződik a vállalathoz, akkor azt is kifejezhetik, hogy cége érdekel egy adott projektben egy másik vállalatnál vagy nonprofit szervezetnél.
8. Részvétnyilatkozat
Akár gyászol egy munkavállaló, a rivális, a partner vagy bárki más a szakmai körében, a részvétleveleit nem könnyű írni, hanem megérintő gesztus azoknak, akiket a halál leginkább érint.
9. Irodai memorandumok
Míg a feljegyzések gyakran informálisak, ezek a belső kommunikációk olyanok, mint az egyik alkalmazotttól származó üzleti levelek. A feljegyzések szinte bármilyen témakörben írhatók, a ruhadarab-kiegészítésektől a súlyos munkavállalói jogsértésekig.
10. Dicséretlevél
Bár mindig jó dicsérni egy olyan munkatársat, aki túlmutat és túlmutat, ezeknek valóban figyelemre méltó cselekedeteknek kell lenniük, mivel minél gyakrabban kerülnek ki, annál kevésbé jelentenek azoknak, akik megkapják őket.
