A költségbecslések részleteket és a projekt megvalósításához szükséges teljes összeget tartalmazzák. Ez az információ segíti a vezetést abban, hogy a teljes költségvetés keretein belül hozza létre a projekt költségvetését. Például, ha a költség-előrejelzés nagyobb, mint a rendelkezésre álló költségvetés, a menedzsment használhatja a projektet annak meghatározására, hogy hol kell csökkenteni a kiadásokat, akár a vállalat, akár a projekt esetében. A költség-előrejelzés és a következő költségvetés is segít a projektnek a feladat elvégzésében, és megakadályozza a véletlen túlzott kiadásokat. A kivetítés azt is tájékoztatja, hogy a vállalat hogyan értékeli, amikor a projekt lényegében „saját maga fizet”.
A szükséges elemek
-
Minden javasolt kiadási szükséglet egy projekthez
-
Projektjavaslat
-
Projekt idővonal
-
Vállalati költségvetési információk
-
A táblázatkezelő program
Gyűjtsük össze a projekt kiadási szempontjaira vonatkozó összes információt. A szükséges információk magukban foglalják a projekten dolgozó munkatársak fizetését a teljes becslési ütemtervhez, a szükséges szerszám- vagy eszközvásárlásokkal kapcsolatos információkat, valamint az emberek felvételének és képzésének költségeit.
Tekintse át a projekt tervét vagy javaslatát, különös figyelmet fordítva a tervezett idővonalra. Jegyezze fel, hogy mennyi ideig tart a projekt a befejezéshez, amikor a projekt elindításának legjobb ideje, a szükséges kiadások és kiadások kevésbé szükségesek, de javíthatják az általános eredményeket.
Hasonlítsa össze a projektjavaslat idővonalát a vállalat pénzügyi évével és a költségvetési tervekkel. Az idővonal kissé módosítása lehetővé teszi, hogy a projekt költségvetése két költségvetési év között megosztható legyen, lényegében megosztva a projekt költségvetését két vállalati költségvetés között, ami a teljes költséget kevésbé hangsúlyozza a vállalat rendszeres kiadásaihoz képest.
Hozzon létre egy listát az összes tervezett költségről egyedül a projekt számára. Elkülönítheti az egyes tételek listáját az egyes tételek költség vetítésével. Például, ha egy tucat embert kell felvennie a projektbe és kiképezni, akkor képzési költség-előrejelzés, valamint az új alkalmazottak fizetésének vagy bérének összege, amelyet ténylegesen kombinálhatnak más fizetésekkel és bérekkel, kivéve, ha a menedzser akarja minden külön felsorolt (részletezett). A felszerelések vagy eszközök bérlése vagy vásárlása lehet további elemek, valamint vállalkozók vagy kellékek.
Használja a részletezett listát a költségvetítés létrehozásához. A maximális hatékonyság érdekében használja a táblázatkezelő programot, hogy hozzon létre egy diagramot az elemzett listához és egy grafikonot, amely a tervezett költségvetés bontását mutatja. A grafikonban egyes dolgokat egyesíthetünk, hogy tükrözzék a projektvezető nagyobb képét, mint például a munkavállalói bérek és a képzési költségek kombinálása, vagy az összes eszköz, felszerelés és ellátás költségeinek kombinálása, de a vásárlások elválasztása a bérleti díjaktól és az alkalmazottaktól a vállalkozóktól.
Írjunk részletes jelentést a részletezett kiadási igényekről, valamint a projekt költségvetésének tervezéséről. Adja meg az idővonalra vonatkozó információkat, a javasolt ütemtervbeigazításokat és a projekt költségeit a vállalat teljes költségvetéséből.
