Ha hívásközpontot szeretne indítani, akkor biztonságosan félreteheti a régi ajánlást, amelyet a helyszín minden. Mivel az egyetlen kapcsolat az ügyfelekkel - vagyis egyébként - soha nem fog személyesen meglátogatni Önt, a megfelelő hely sokkal fontosabb, mint a hely. Az infrastruktúra és az adattárolás követelményei szintén fontos szempontok. Továbbá, mivel a munkakörnyezet meglehetősen zajos lehet, a fizikai elrendezésnek nemcsak kényelmesnek kell lennie az alkalmazottak számára, hanem csökkentenie kell a zajt is.
Szögletes felvételkövetelmények
A Response Design Corp. - amely a call center tervezésre specializálódott - a "négyzetméterenkénti ülésenkénti" helyigényt tárgyalja, javasolva, hogy egy helyenként 125-150 négyzetláb legyen. "Ez a négyzetméterszám minden közös területre vonatkozik, nem csak a kocka alakú" Response Design "megjegyzésekre. Ami a fülke helyet illeti, egy hívóközpontot említ, ahol minden ügyfélszolgálati képviselőnek 33 négyzetméteres fülke volt. Ezeknek a fókuszoknak a ötvözése esetén, ha 10 telefonnal kívánja elkezdeni, körülbelül 330 négyzetméternyi helyet igényelne a fülkék számára, és további 920-170 négyzetmétert egy tárgyalóterem, mellékhelyiségek és adattárolás számára.
Az infrastruktúra követelményeinek meghatározása
Dolgozzon egy üzleti távközlési tanácsadóval az infrastruktúra igényeinek meghatározásához. A belső vezetékek, a telefonrendszer és a sávszélesség követelményei a legfontosabb szempontok. Például döntse el, hogy a hagyományos kapcsolású hagyományos telefonvonalak vagy a Voice Over Internet Protocol a legjobb választás. Ha a VoIP-t választja, ellenőrizze, hogy már van-e beállítva egy potenciális webhely a száloptikai hálózati szolgáltatáshoz, és meg tudja-e építeni a bérleti díj kifizetéséhez szükséges költségeket, vagy el kell fizetnie ezeket a költségeket. A sávszélesség az adatátviteli sebességre utal, ami viszont meghatározza az internetkapcsolatok sebességét és hatékonyságát.
Optimalizálja az adattárolási környezetet
Az idő és a rendszer megbízhatóságának biztosítása érdekében telepítsen egy adathordozót egy zárt helyiségbe, amely külön légkondicionáló rendszerrel és páratartalom-ellenőrző berendezéssel rendelkezik. Az Avtech Software, Inc., az adatközpontok hőmérsékletére és környezetvédelmi ellenőrzésére szakosodott cég, 68 és 75 fok közötti környezeti szobahőmérsékletet ajánl, 45 és 55 százalék közötti relatív páratartalmat.
Szoftver és berendezések vásárlása
A „Comdex Call Center Training Course Kit” című könyvében a szerző és a vállalkozó Vikas Gupta azt javasolja, hogy az összes új hívóközpont öt alapvető technológiával induljon. Ezek közé tartozik az internetkapcsolat, az automatikus híváselosztó, az interaktív hangválasztási rendszer, a számítógépes telefonos integráció és az ügyfél-kapcsolattartási eszközök. Ha a fókusz a kimenő hívásokra vonatkozik, akkor prediktív tárcsázási szoftverre is szüksége lesz. Minden ügynöknek számítógépre és fülhallgatóra is szüksége lesz. A szoftverek és berendezések ára jelentősen változik, így az összehasonlító bolt és a vásárlási döntés meghozatala előtt legalább három idézetet kap.
A zaj minimalizálása
A zajos telefonok, a folyamatban lévő beszélgetések és a működtető berendezések mind hozzájárulnak a zajos munkahelyi környezethez. Ezáltal a padlótervezés, az elrendezés és a munkaállomás kialakítása csökkenti a zajszintet. A megvalósítás lehetőségei közé tartoznak a munkaállomások csoportosítása helyett az ügynökök csoportosítása, a hangterhelés panelek hozzáadása a munkaállomások között, egy vagy két magánhivatal felépítése a találkozókhoz és hívásokhoz, amelyekhez a magánéletet és a nyomtatókat és a másológépeket munkahelyektől távol kell használni. A növények és a puha, zajcsökkentő bútorok, például a vakok, szőnyegek, párnák és párnázott székek tovább csökkenthetik a zajt.
