A charter levél vagy dokumentum hivatalos aláírású dokumentum, amely egy projektet vagy szervezetet írásban határoz meg. A charta célja, hogy meghatározza a projektet, beleértve a célokat és a küldetéseket. Világosan meghatározott célokkal a projekt valószínűleg sikeresebb lesz. Szervezetének vagy cégének létre kell hoznia és jóvá kell hagynia a charter levelet a nagyszabású projekt megkezdése előtt, hogy biztosítsa a terv valamennyi aspektusának megegyezését. A charter levél írásának lépése az adott projekttől függően változhat, de vannak általános lépések.
Tartalmazza a projekt vagy a szervezet nevét a charta tetejére. Adja hozzá a menedzser nevét és a szervezet egyéb fontos tagjait.
Határozza meg szervezete céljait és küldetéseit a charta nyitó bekezdésében. Győződjön meg róla, hogy a szervezet minden tagja egyetért a célokkal, és hogy azok elérhetőek.
Határozza meg, hogy milyen követelmények lesznek az Ön szervezetének tagjává. Ha például egy ifjúsági labdarúgó klub számára charter levelet készít, akkor az életkora és a tartózkodási feltételei szerepelnek a chartában.
Szervezze meg, hogyan fog futni az egyesület. Ha van egy konkrét hierarchia, akkor tüntesse fel ezeket a részleteket a chartába. Például, ha szervezete igazgatókkal, vezetőkkel és csapatvezetőkkel rendelkezik, meg szeretné határozni, hogy ki minden pozíció jelentést küld.
A szervezet vagy a projektcsapat minden tagja felelőssége. Minél több részletet ad meg a charter levélben, annál kevésbé zavaró lesz később.
Adjon hozzá egy külön részt a charter levélben, amely meghatározza a módosítások hozzáadásának módját. A későbbiekben elkerülhetetlenül azt gondolod, hogy valami mást is belefoglalhatsz a chartádba. Készítsen tervet a szervezetével a módosítások hozzáadására.
Ellenőrizze a charter levelet a szervezet tagjaival. Próbáljon minél több információt beszúrni. Ez az irányító dokumentum, és részletesen meg kell határozni.
A dokumentum aláírása és dátuma. Az igazgatóság más tagjainak, akik segítettek létrehozni a charter levelet, alá kell írnia a chartát is. Adjon másolatokat a szervezet tagjainak, és másolja a másolatokat a klub nyilvántartásaiban.
