A legtöbb ember, aki dolgozik, naponta bombázza végtelen e-mailekkel. Ezek közül az e-mailek közül sokan gyorsan beolvasásra és törlésre kerülnek, ha egyáltalán nem kapnak nyitást. Ha üzleti e-mailt küld egy kollégának, alkalmazottnak vagy ügyfélnek, akkor nem akarja, hogy ez a dobásba kerüljön. Az üzleti e-mail formátummal való megismerés megkülönböztetheti az e-mail olvasását és a virtuális szemetesbe történő behozatalát.
Mi az üzleti e-mail formátum?
Az üzleti e-mail formátum jó gyakorlat, hogy bármilyen típusú levelezést küldjön a vállalat nevében. Ez olyan formális struktúrát biztosít, amely segít az üzenet továbbításában és a válaszadásban.
Egy üzleti e-mail elemei a következők:
- Részletes témakör. Használjon olyan témakört, amely arra ösztönzi az olvasót, hogy nyissa meg e-mailjeit. Minél pontosabb vagy, annál jobb. Adjon meg néhány szót az e-mailről: Találkozó a jövő héten a javaslat megvitatására - nem olyan, mint egy homályos szó Szia. Különleges segítség, hogy megakadályozza, hogy az e-mailek ne kerülhessenek egy spamszűrőbe, és soha ne tegyék azt a címzettnek.
- Szakmai üdvözlés. Az, hogy hogyan köszöntötte a személyt, függ a már meglévő kapcsolatodtól, ha van ilyen. Ha valaki újhoz jut, vagy aki magasabb rangú pozícióban van, helyénvalóbb formális köszöntés használata Kedves Jones úr!. Ha korábban dolgozott ezzel a személyrel, és alkalmiabb kapcsolata van, akkor helyes a személy keresztnevének használata Szia, Kim. Győződjön meg róla, hogy a személy neve meg van írva, és az e-mail cím helyes.
- A tömör üzenet. Az üzleti e-mail címének közvetlennek kell lennie. Az olvasónak nem sok ideje van, ezért ne tegye túlságosan hosszúnak és részletesnek. Használjon rövid mondatokat és bekezdéseket, és csak releváns információkat tartalmazzon. Például egy mondat vagy kettő arról, hogy miért szeretne találkozni, és a javasolt időket. Ez megkönnyíti az emberek számára, hogy olvassák az üzeneteket a telefonjaikban, és így valószínűleg megnyitják az e-maileket. Győződjön meg róla, hogy az alapvető e-mail formázást használja, még akkor is, ha sok színt vagy emojist használ.
- Aláírás. Üzleti e-mail küldése során mindig jó ötlet egy e-mail aláírással. Tartalmazza a nevét, a munkakörét, a vállalati és a kapcsolattartási adatokat. Tartalmazhat linkeket a közösségi médiára vagy weboldalára is, így a címzett kényelmesen hozzáférhet ezekhez. Csak ne tartalmazzon olyan sok információt, amely rendben van. Aláírását előre beprogramozhatja az e-mail beállításaiba, így automatikusan bekerül a küldött e-mailekbe.
Miért kell ismernie az üzleti e-mail formátumot
Az üzleti e-mail lényegében olyan, mint bármely más üzleti levél, de elektronikusan küldött. És, mint minden üzleti levél, győződjön meg róla, hogy a megfelelő formátumot használja, hogy a lehető legmesszebbmenően találkozzon. Nem akarsz túlságosan alkalmi vagy személytelen e-mailt küldeni, különösen fontos üzleti szempontból.
Az üzleti e-mail formátum egyszerű struktúrát biztosít, amely bármilyen üzleti e-mailhez igazítható. Úgy tervezték, hogy pontosan megmondja a címzetteknek, hogy mi az üzenet, és ösztönözze őket, hogy nyissa meg az e-mailt és olvassa el. Az üzleti e-mail formátum lehetővé teszi, hogy a címzetttől függően formális vagy alkalmi legyen. Mindig szakmai és barátságos maradjon az e-mailben. Írjon olyan módon, amely arra ösztönzi a címzettet, hogy olvassa el az üzenetet, és válaszoljon a kérésére.
Minden elküldött e-mailben képviseli vállalkozását. Az üzleti e-mail formátum megismerése segíthet abban, hogy jó benyomást tegyen mind azokra, akikkel dolgozol, mind azokkal, akikkel dolgozni szeretne.
Üzleti e-mail formátum példa
Az üzleti e-mail formátumának pontos módja attól függ, hogy milyen személyiség, milyen e-mailről van szó, és kikhez küld. Kövesse ezt az alapvető üzleti e-mail formátumot:
Tárgy: A nyári marketingterv felülvizsgálata
Szia Sam,
A csatolt a nyári marketingterv, amelyet összeállítottam. Nagyra értékelném, ha megvizsgálná, és tudná, ha bármilyen javaslata van.
Van-e ideje, hogy ezt kedden vagy szerdán átmehetsz velem?
Köszönöm,
Jenny
cím, cégnév és elérhetőségek
Mindig mindig ellenőrizze a helyesírást és a nyelvtant, mielőtt elkezdené küldeni.
