Zárja az üzleti tevékenységét. Talán nyugdíjba vonul, vagy lehetősége van egy másik vállalkozásra. Minden vállalkozás papírmunkát hoz létre, és miután bezárta a vállalkozást, a kérdés, hogy mennyi ideig kell tartani ezeket a dokumentumokat, meg kell oldani.
A nyilvántartások megőrzésének okai
A kormányzati szervek, mint például a Belső Bevételi Szolgálat és az államkincstári részlegek, a legvalószínűbb szervezetek, amelyek különböző múltbeli üzleti dokumentumokat kérhetnek. Minden típusú üzleti nyilvántartás megtartása értékes lesz, ha az igények, tranzakciók és az adóbevallásokra vonatkozó információk megalapozhatók. Annak ellenére, hogy bizonyos ügyekben bizonyos esetekben, például csalás kivizsgálása vagy más, a vállalat ellen indított polgári vagy büntetőjogi eljárás, van korlátozás, de lehet, hogy a múltbeli üzleti nyilvántartások szükségessé válhatnak függetlenül attól, hogy az események milyen régen voltak. Soha nem tudhatja, hogy a régi üzleti nyilvántartások hasznosak lehetnek, ezért célszerű az összes üzleti nyilvántartást mindaddig tartani, amíg ez megvalósítható. Ezzel szemben általános iránymutatások vonatkoznak a közös dokumentumok megőrzésének időtartamára.
Speciális tételtartamok
A bejelentés napjától legalább három évig tartsa a törölt csekket, a bankbetéteket, a hitelkártya-kimutatásokat és az általános főkönyvet. Tartsa a bankszámlakivonatokat, a nyilvántartásokat, a számlákat, az értékesítési nyilvántartásokat, a pénztárgép szalagokat, a W-2s, 1099-es és más adóbevallási dokumentumokat legalább hat évig. Ha vállalkozását vállalatként alakították ki, a havi és negyedéves vállalati pénzügyi kimutatásokat legalább három évig meg kell őrizni.
A végtelen ideig tartandó rekordok
Tárolja a személyzethez kapcsolódó kifizetéseket és a kapcsolódó dokumentumokat, mint például a munkavállalói kártérítést, a nyugdíj-nyilvántartást és a munkavállalói jövedelemadó-visszatartást, ameddig csak lehet. Ha egy múltbeli vállalati alkalmazottja munkanélküli ellátásokra vonatkozik, új munkát kér, vagy a foglalkoztatási idejére vonatkozó kérdése van, akkor ezeknek a nyilvántartásoknak az elérhetősége a legértékesebb. Minden vállalati dokumentumot határozatlan ideig kell tartani, még akkor is, ha a vállalat már nem működik. Ezek a dokumentumok magukban foglalják az alapító okiratot, az igazgatósági ülés jegyzőkönyvét, a munkaszerződéseket, a tőzsdei ügyleteket, a szabadalmakat és a védjegyeket, valamint a bírósághoz kapcsolódó dokumentumokat. A társasági eszközök és a követelések és kifizetések nyilvántartásait meg kell őrizni.Az IRS elévülési ideje három évvel a visszatérési formák benyújtásának napjától számítva. Amint már említettük, a bevételeket és levonásokat igazoló nyilvántartások megőrzését, ha lehetséges, meg kell őrizni.
A korábbi rekordokat kérő szervezetek
A szövetségi ügynökségek, amelyek leginkább a korábbi dokumentuminformációkat kérik, a Internal Revenue Service, a Munkaügyi Minisztérium, a Társadalombiztosítási Hivatal, az Egyenlő Foglalkoztatási Lehetőségek Bizottsága és a bevándorlás és a naturalizáció. Az állami hivatalokra vonatkozó nyilvántartásokat, mint például az adózás megosztását és a helyi önkormányzatokat is, a lehető legrövidebb időn belül meg kell őrizni, még akkor is, ha a vállalkozás megszűnt. A fájlokat biztonságos helyen tárolja, lehetőleg a tűz, árvíz, lopás és egyéb veszteségektől védett helyen. Valaki másnak, mint önmagának, tudnia kell, hogy hol tartják ezeket a fontos rekordokat.
