Az alkalmazottak távollétei megzavarhatják a munkahelyi áramlást, és gyakran megkövetelik, hogy mások további feladatokat vállaljanak, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek. Emiatt a munkáltatók gyakran korlátozzák a távollétek összegét, és a munkavállalónak jó okot kell igényelnie ahhoz, hogy ne tudjon dolgozni. Ha hiányzott a munkából, vagy ha a közeljövőben tervezett távollétét tapasztalja, adja meg a munkáltatónak egy magyarázó levelet.
Helyezze a nevét és a munkavállalói számát, ha van ilyen, a papír jobb felső részén. Helyezze a dátumot az oldal bal oldalán. A levelet a felügyelőjéhez vagy az emberi erőforrás-részlegben lévő személyhez kell fordulnia, aki a munkavállalói időt megszünteti.
Mondja el az első bekezdésben a távollétének okát. Ha olyan levelet ír, amely elutasítja a már bekövetkezett távollétet, adja meg a távollét időpontját, és magyarázza el, hogy miért nem tudott dolgozni. Ha szabadnapot szeretne kérni, tájékoztassa munkáltatóját az okról és a dátumról, amikor hiányzik. Adjon meg egy adott időkeretet, ha csak a nap egy részét hagyja ki.
Aláírja a levelet. Adja meg a levelet főnöke vagy HR személyzetének, és írja be az orvos jegyzetét vagy egyéb dokumentációját, ha a munkáltatója bizonyítékot kér.
