Sok szervezet a munkavállalókat 24-7, évente 365 munkanapra tervezi, hogy megfeleljen a munkaigényeknek, és magasabb szintű szolgáltatást nyújtson, mint a versenytársak. A munkatársak hatékony ütemezése ezeknek a műszakoknak a fedezéséhez a várt kereslet, a kívánt szolgáltatási szintek, a munkavállalók rendelkezésre állásának és költségeinek kiegyensúlyozását igényli. Mivel a bérek és juttatások gyakran a legnagyobb sorok egy osztályon belüli költségvetésben, az ütemezés pontossága közvetlen hatással van az alsó sorra. Számos vállalkozás támaszkodik az ütemezési szoftverre, más néven munkaerő-menedzsment csomagokra, hogy segítse ezt a fontos feladatot.
A szükséges elemek
-
Termelékenységi jelentések
-
A táblázatkezelő szoftver
-
Munkaerő-menedzsment szoftver (opcionális, de ajánlott)
Hogyan kell ütemezni az alkalmazottakat 24-7
Ismerje meg az üzleti feladatokat, amelyek a személyzet lefedettségét igénylik, mint például a bejövő értékesítési hívások megválaszolása, az ügyfél e-mailjeinek megválaszolása vagy fax megrendelések beírása. Ismerje meg az egyes feladatok üzleti céljait, metrikáit és ügyfélszolgálati szintjeit. Határozza meg az egyes feladatok hatékony elvégzéséhez szükséges átlagos időt. Határozza meg azokat a tényezőket, amelyek pozitívan vagy negatívan befolyásolhatják a személyzet termelékenységét.
Határozza meg, hogy ki fogja befejezni a munkát (pl. Képviselők, vezetők) és milyen üzleti helyeken. Ha több munkahely van, akkor derítse ki, hogy vannak-e időzóna-különbségek. Vegyük figyelembe a részmunkaidős és a teljes munkaidőben foglalkoztatott alkalmazottakat.
Ismerje meg a vállalati irányelveket vagy jogszabályokat, amelyek befolyásolhatják az ütemezési döntéseket. Kérjen segítséget a humánerőforrás-osztálytól.
Az üzleti igények előrejelzése az adatok, jelentések és előrejelző szoftverek segítségével. A történeti munkamennyiség elemzése ugyanazon időszakokra.Fontolja meg a szezonalitás, a termékváltozások, a reklám, a piaci feltételek, az üzleti növekedés vagy a visszaesés jövőbeli keresleti ingadozásait, valamint egyéb releváns tényezőket. Határozza meg a várható teljes munkamennyiséget, időbeli lépések, például hónap, hét, nap és óra szerinti bontásban. Egy nagyon részletes, keresleti előrejelzés létrehozásával pontosabban előrejelezheti a személyzeti igényeket.
Előrejelzés személyzeti kivételek, amelyek az órák, amikor az alkalmazottak nem lesznek elérhetők a munkafeladatok elvégzéséhez. Kivételek közé tartozik a betegség, a szabadidő, a szünetek, az ülések és a képzés. Tekintse át a történelmi információkat, és hozzon létre feltételezéseket a jövőbeli kivétel idejéről.
A munkaerő-menedzsment (WFM) szoftver vagy a Microsoft Excel alkalmazásával hozzon létre egy személyzetet, „mi van, ha” modellt, a bemeneteknek tartalmazniuk kell a feladatokat, a termelékenységet, a várt terhelési és kivétel-előrejelzéseket. modellek.
Végezze el a személyzet / kereslet modellt, majd hozzon létre egy tervet a szükséges eltolások fedezésére. Ütemezze mind a frontvonal munkavállalóit, mind a vezetőket. Sok vállalkozás lehetővé teszi, hogy a legmagasabb rangú és a legjobb munkaképességű munkavállalók választhatják ki a kívánt műszakot.
Folyamatosan figyelemmel kíséri és állítsa be az ütemezéseket a változó üzleti igények alapján.
tippek
-
Sok munkáltató ösztönzi az olyan munkavállalókat, akik a kevésbé kívánatos műszakban dolgoznak, az óránkénti bérben vagy bónuszban fizetnek.
Mivel a munka mennyisége ingadozik, gyakori az, hogy elegendő munkatársak ütemezzenek a legforgalmasabb vagy csúcsidőszakok kezelésére egy adott műszakban, majd kevésbé elfoglalt időket használjanak az edzéshez vagy szünetekhez.
Figyelem
Bár az állandóan változó váltások és menetrendek igazodhatnak az Ön üzleti igényeihez, a túl sok változás negatívan befolyásolhatja az alkalmazottak morálját. A legtöbb munkavállaló az egységes menetrendet részesíti előnyben.
