A pályázati dokumentáció egy termék vagy szolgáltatás nyújtására irányuló ajánlat, vagy meghatározott áron és meghatározott feltételek mellett végzett munka elvégzése. Ha termékeket szállít más vállalkozásoknak vagy a közszférának, akkor a közbeszerzési eljárás más vállalkozásokkal versenyben van. A pályázati dokumentum lényegében egy levél, amely elmagyarázza, hogyan feleljen meg az ügyfél elvárásainak, és miért vagy a legjobb megoldás. Pályázatot írva az Ön céljait, erősségeit és gyengeségeit felidézheti, és megnövelheti profilját az ügyféllel.
A kért információ
A pályázati dokumentáció a potenciális ügyfelek több elvárásától függ, az ajánlat céljától kezdve. Meg kell adnod a hitelesítő adatait, leírva a múltbeli tapasztalatokat. Egy másik ügyfél számára végzett sikeres munka esettanulmánya meggyőző. Magyarázza el, hogyan fogja nyújtani a szolgáltatást vagy a terméket, kifejezve a vállalat folyamatait, valamint a végrehajtáshoz szükséges emberi és technikai erőforrásokat. Adja meg az eredmények ütemezését, és írja le, hogyan fogják kezelni a projektet. Határozza meg azokat a kockázatokat vagy potenciális problémákat, amelyek késleltethetik vagy akadályozhatják a megvalósítást. Részletesen ismertesse az árképzési struktúráját és az utókezelés szempontjait. A potenciális ügyfelek is szeretnék tudni a csapat képességeit és tapasztalatait. Végül össze kell foglalnia a pályázati pontot és annak szerkezetét összefoglaló fedőlapot.
Csapat válasz
Miután tudta, hogy mit vár a pályázatban, szervezzen egy csapatot, hogy foglalkozzon a különböző szakaszokkal és kezelje az írás folyamatát. Bizonyos értelemben egy adott termékhez vagy szolgáltatáshoz tömörített üzleti tervet ír. Kiderítsük ki, ki felelős a szükséges információk kutatásáért és összegyűjtéséért. Valakinek szüksége lehet arra, hogy összehangolja a különféle anyagokat, amelyek segítenek Önnek vagy egy írónak a pályázati dokumentum összeállításában. Ha a pályázatról semmit nem világos, telefonáljon vagy találkozzon az ügyféllel, és kérdéseket tesz fel. Általánosságban elmondható, hogy az ügyfelek semmit sem szeretnek, mint hogy ötleteket adjanak hozzá az Ön igényeinek való megfelelés folyamatához.
Tervezzen és írjon a győzelemre
A versenytársaktól megkülönböztethető módszerek ismerete segíthet abban, hogy nyertes pályázati dokumentumot írjon. Töltse fel az új ötleteket, hogy megoldja a potenciális ügyfelek aggodalmait az Ön által kínált termékekkel és szolgáltatásokkal kapcsolatban. Ha aggódik a termék karbantartása miatt, keresse meg azt a megoldást, amely az aggodalomra ad okot. Általánosságban elmondható, hogy az ügyfelek pénzért értéket keresnek, így az árképzés nem az egyetlen meghatározója annak, aki elhagyja az üzletet. Olvassa el, mit kínálhat a versenytársak, például a szolgáltatás javítása, a kockázatok csökkentése, a nagyobb megbízhatóság vagy a jobb minőség. Amellett, hogy az ügyfél kívánja, segítsen hasznos ötletet adni.
Összetétel tippek
A rosszul megírt és bemutatott dokumentum megakadályozhatja a legjobb ajánlatokat is. Tartsa a dokumentumot üzleti jellegűnek, rövid ütéses mondatokat és bekezdéseket használva. A pontok és a fejlécek segíthetnek a dokumentum szegmentálásában. Győződjön meg róla, hogy a dokumentum összes elemét, például a csapat tagjainak folytatását szabványosították. A betűkészletnek egységesnek kell lennie a pályázaton. Ellenőrizze és módosítsa a dokumentumot egy szerkesztővel, majd hozzon létre egy korrektorot, hogy fésülje a hibákat és kihagyásokat. Tartalmazzon egy tartalmi táblázatot, hogy az olvasó a dokumentumon át tudjon lapozni, és könnyen megtalálhatja az egyes részeket.
