Akár magánházakban, óvodákban, vagy óvodákban vannak, a gyermekgondozási szolgáltatók jogi és etikai kötelezettségekkel rendelkeznek, hogy megvédjék díjakat. A személyes, a viselkedési és az egészségügyi információk bizalmas kezelését biztosító rendszer kialakítása segíti a szülőket. Ennek a rendszernek a végrehajtása elkerülheti a személyzetbe vetett bizalmat, ami a szülőket a gyermek gondozását érintő információk visszatartásához vezethet.
Információs protokoll
A családok neveket, címeket, születési dátumokat és telefonszámokat adnak meg, amikor gyermekeiket gyermekgondozásban regisztrálják. A kérelem tartalmazhat egészségügyi és foglalkoztatási információkat és szociális biztonsági számokat is. Minden olyan bizalmas információnak számít, amelyet a gyermekgondozási intézményeknek meg kell őrizniük a gyermekek és a szülők védelmében. A családi körülmények, mint például a pénzügyi problémák és a folyamatban lévő válások, amelyek a beszélgetés során feltárhatók, szintén bizalmas információkat jelentenek, amelyeket csak a szükséges alapon oszthatnak meg a személyzet között.
Alkalmazandó rendeletek
A szövetségi egészségügyi biztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény, illetve a HIPAA a gyermekgondozási szolgáltatókra vonatkozik. Az állami titoktartási szabályok azonban eltérőek. A Maine-törvény például titoktartási jogot biztosít a gyerekeknek, és előírja, hogy a gyermekgondozási létesítmények titokban tartsák a gondoskodás alatt álló vagy korábban gondozott gyermekeiket. Washington állam megköveteli a bizalmas nyilvántartások megőrzéséhez szükséges eszközöket, de nem szabályozza azok közzétételét, míg a kaliforniai engedélyezési követelmények. Az Egyesült Államok Egészségügyi és Emberi Szolgálati Osztálya szerint minden állam kijelöli a gyermekgondozási szolgáltatókat a feltételezett visszaélés vagy elhanyagolás gyanújaként.
Írásos politikák
A 2011-es nemzeti egészségügyi és biztonsági teljesítményszabványok azt javasolják, hogy a gyermekgondozási műveleteknek írásban titoktartási politikát kell folytatniuk. Az állami jog még előírhatja, hogy a gyermekgondozási létesítmények elmondják a szülőknek a titoktartási politikájukat. Egy tipikus politika, amelyet a szülők egy üdvözlő kézikönyvben adnak meg, megmagyarázza, hogy milyen típusú információkat tárol a létesítmény egy biztonságos fájlban, és megígéri, hogy a bizalmas információkat csak az engedélyükkel osztják meg. Az új bérbeadási és éves teljesítményértékelések során meg kell teremteni és felülvizsgálni a munkavállalókra vonatkozó titoktartási politikát.
Készítse elő az eszközt
A bizalmas információkhoz való hozzáférés korlátozza az egyes gyermekekre vonatkozó fájlokat, és minden, az intézmény gondozása alatt lévő gyermek számára fájlokat tárol a tevékenységtől elkülönített területen. A fájlokat további óvintézkedésekként lehet bezárni, de legalább egy jelenlévő alkalmazottnak mindig kulcsfontosságúnak kell lennie vészhelyzet vagy ellenőrzés esetén. A létesítmények megvédhetik a gyógyszeres naplókban és az allergia rekordokban található bizalmas információkat úgy, hogy biztonságos helyet biztosítanak számukra, ami a szülőktől és a látogatóktól távol van. A létesítménynek biztosítania kell, hogy az engedélyezési és ellenőrzési dokumentumok nem tartalmaznak személyes adatokat a munkavállalókról vagy a gyermekekről.
További óvintézkedések
A gyermekgondozási program honlapja és a közösségi média oldalak nem használhatnak semmilyen gyermek videót vagy fotóit szülő írásos engedélye nélkül. Az oldalak soha nem tárhatnak fel bizalmas információkat a személyzetről, a gyerekekről vagy a családokról. Minden olyan személyt, aki észrevételeket tesz az online megbeszéléseken, amelyek személyes információkat tárnak fel, le kell zárni, és üzeneteiket törölni kell. A létesítményeknek óvintézkedéseket kell tenniük a számítógépeken tárolt elektronikus adatok törlésére és a bizalmas információkat tartalmazó, selejtezett papírdokumentumok elhelyezéskor történő eltörlésére.
