Egy kis iroda beszámolója egy olyan rövid lejáratú felelősség számla, amely a következő 12 hónapon belül fizetendő adósságkötelezettségekből áll. Fontos, hogy az ilyen adósságtételeket alátámasztó dokumentumok úgy kerüljenek megszervezésre, hogy ezekre a kötelezettségekre vonatkozó kifizetések időben történjenek. A fizetendő számlák időben történő kifizetése fenntartja a szervezet hitelképességét, és biztosítja a jó és stabil kapcsolatokat a hitelezőkkel és a beszállítókkal.
A beérkezett számlák egyeztetése a vásárlási megrendeléssel és a fogadó vagy a szolgáltatás befejező dokumentumával. Érvényes és fizetendő számla létezik, amikor egy jóváhagyott vásárlási megrendelést hoztak létre, és a megrendelés tárgyai érkeztek, vagy a szolgáltatások befejeződtek. Hozzon létre mappákat az eladó nevével, hogy páratlan vásárlási megrendeléseket, dokumentumokat és egyéb támogató papírmunkákat tartson.
Fájlszámlák fizetendő dokumentumok fizetési dátum szerint. Miután a számlákat illesztették az igazoló dokumentumokkal, ellenőrizze az esedékességet, és állítsa be a számla fizetési dátumát. Szervezze a számlákat a hónap minden napját képviselő mappákban. Amikor meghatározza a számla fizetési dátumát, adja meg azt a napot. A szervezett dokumentumok tárolására egy harmonika mappa használható, amely nem foglal helyet sok helyen; minden lap egy hónapot jelenthet. Ha egy harmonika mappa túl kicsi, fontolja meg a függő fájlok használatát, amelyek több helyet biztosítanak a papírmunka számára. Mindegyik mappához vagy fájlhoz rendelje csak a hónap napját; amikor az aktuális hónap véget ér, ezeket a fájlokat újra felhasználhatja a következő hónapban.
Napi menetrendjében vegye figyelembe az adott napon fizetendő számlákat. Ha a nap folyamán számlák vannak benyújtva, akkor számlát kell fizetni a számlára, és kifizetni kell. A számlán fel kell tüntetni a fizetési dátumot, az ellenőrző számot vagy a tranzakcióazonosítót, ha elektronikusan fizetik, a kifizetett összeget és a fizetést feldolgozó személy azonosítását.
Fájl fizetett számlák minden egyes eladó vagy hitelező számára létrehozott fájlokban. Az eladó fájljának tartalmaznia kell a fizetett számlákat a számviteli vagy a 12 hónapos időszak kezdete óta. Az ebben a fájlban található dokumentumok támogatják az eladónak fizetett kifizetéseket. Ha probléma merül fel a fizetés vagy a szállító követelésének kifizetése során, akkor ez a dokumentáció támogatást nyújthat a befizetés befejezésekor és a kifizetett vagy nem kifizetett tételeknél.
