Az átvilágítás lényegében egy intenzív vizsgálat, amely megelőzi a jelentős tranzakciót vagy döntést. Például az átvilágítás jellemzően akkor fordul elő, amikor komolyan érdekel egy vállalkozás megvásárlása, vagy egy jelentős kiszervezési szerződés értékesítési bemutatójának kidolgozása. Bár a folyamat időigényes, és gyakran a színfalak mögött kell történnie, az összegyűjtött információk és az átvilágítás egy átvilágítási jelentésben elengedhetetlenek a jó döntéshozatalhoz vagy a hatékony bemutatáshoz.
Szerkezet és fókusz
A legtöbb más hivatalos jelentéshez hasonlóan egy átvilágítási jelentés tartalmaz egy célt, egy összefoglalót, a legfontosabb megállapításokat, egy ajánlási részt és egy vagy több függeléket. Az azonban, hogy miben különböztetik meg az átvilágítási jelentést másoktól, annak célja, fókusza és mértéke. Miután befejezte az átvilágítás aktív fázisát - tények feltárása, nyers adatok összegyűjtése és személyi megfigyelések készítése - a jelentés létrehozása olyan adatokat rendez, amely lehetővé teszi a meglévő helyzet felmérését, a kockázatok azonosítását és a tőkeáttételt biztosító problémák feltárását. lehetőségeket.
Formátum és hang
A legtöbb ember az átvilágításról szóló jelentést használja a jelenetek mögötti referenciaanyagként a szerződés vagy az ár tárgyalások során, vagy információs forrásként az ajánlatok bemutatásához. A céltól függetlenül a gondossági jelentésben szerepeltetett adatok nagy része bizalmas információ, így a célközönségre való írás és a célkitűzésekre való összpontosítás mellett csak a leginkább releváns vagy lényeges információkat foglalja magában. Használjon hivatalos hangot, és tegyen fel objektív, elfogulatlan írásos és különálló jelentéstételeket különböző szekciókban betűkkel vagy számokkal.
Célkitűzések és összefoglaló
Ismertesse az okokat, amelyek miatt a célrészletben gondoskodik. Bár az összefoglaló csak a jelentés céljai után - és a test előtt - utoljára írja az összefoglalót. Ennek az az oka, hogy az olvasók - leggyakrabban a vállalati vezetők -, akik érdekeltek ebben a részben, nem vesznek el időt, hogy elolvassák a teljes jelentést. A vezetői összefoglalót úgy kell strukturálni, hogy miniatűr jelentésként olvassa el, ugyanakkor tartsa hosszát arányosnak a jelentés többi részével.
Főbb megállapítások és ajánlások
Michael Sisco, egy író és független informatikai tanácsadó, a TechRepublic honlapján egy cikkben elmondja, hogy a legfontosabb megállapítások olyan elemekre kell összpontosítaniuk, amelyek befolyásolják a vállalat árát vagy folyamatos működését. Például, ha egy átvilágítási szerződés bemutatásához megfelelő átvilágítási jelentést készít, olyan kérdéseket tartalmaz, amelyek támogatják az Ön árát és pozícióját, például a működési folyamatok bontásait, amelyek kiemelik a termelékenységet és a teljesítményt. Ezenkívül olyan költségarányokat is tartalmaz, amelyek megmutatják, hogy a vállalat mennyi időt tölt a házon belüli szolgáltatás igénybevételére, és meghatározza azokat a kockázatokat, mint például a régi vagy elavult berendezések korszerűsítése vagy cseréje. Jelölje ki a tőkeáttételi lehetőségeket az ajánlások részben. Tartalmazza a végrehajtási költségeket, adja meg a befektetés megtérülési arányát, és adjon időt a megtakarítások vagy előnyök megvalósításához az egyes lehetőségek tekintetében.
