Befizetés létrehozása
A projektportfolió egy olyan módszer, amely maximalizálja a szervezet által egy adott időpontban végrehajtott projektek kimeneti potenciálját, korlátozott erőforráskorlátozások függvényében. A projektportfólió kezelésének megkezdése előtt hozzon létre egy megértési és együttműködési környezetet a szervezet legfontosabb döntéshozói között. A projektportfóliófolyamat magában foglalhatja a jelenlegi projektek megszüntetését, amelyek sikeresek és időszerűek lehetnek azoknak a projekteknek, amelyek nagyobb gazdasági vagy stratégiai hatást gyakorolnak a műveletekre. Fontos, hogy a vezetők megértsék ezt a koncepciót, hogy elkerüljék a megtorlás érzéseit, amikor ez megtörténik. Támogasson egy csapat alapú hozzáállást a projektek kiválasztásához, ahelyett, hogy az egyes projektek kis csoportjait azonosítaná. Ezzel elkerülhető lesz az elutasító érzések, amelyek olyan projektcsapatokban merülnek fel, amelyeket új projektek között osztanak át vagy osztanak fel.
rangsorolása
A projektportfólió menedzsment folyamata során olyan erőforrásokat rendel, mint az idő, a pénz, az alkalmazottak termelékenysége és a technológia, azoknak a projekteknek, amelyek hozzájárulnak a vállalat nyereségességéhez. Mielőtt bármilyen konkrét projektet megvizsgálnánk, dolgozzon ki egy listát azokról a prioritásokról, amelyekkel megítélheti mindegyiket. Folyamatosan figyelemmel kíséri a prioritási listáját, és alkalmazkodik a változó stratégiai célokhoz és a fejlődő üzleti éghajlathoz. A projektek elsőbbségi sorrendje lehet a költség, a bevételhez való hozzájárulás, a marketinghatás, az időkeretek és a konkrét célok elérése.
Határozza meg a kapacitást és a keresletet
Minden szervezet szembesül a korlátozott erőforrások leghatékonyabb felhasználásának problémájával. A prioritási lista használata előtt gyűjtsön információkat az erőforrás-kapacitásról és az egyes projektek erőforrásigényeiről, hogy meghatározza, mely projekteket kívánja végrehajtani. Az összes kiválasztott projekt erőforrás-igénye nem haladhatja meg a vállalat erőforrás-kapacitását. Például, ha cégének tíz számítógépe és húsz alkalmazottja van a projektmunkához, akkor nem választhat olyan projektportfóliót, amely huszonhárom alkalmazottat és tizenegy számítógépet igényel. Az optimális projektkombináció meghatározásakor a költségvetési korlátok is jelentősek.
Optimalizálja a projektportfóliót
A prioritások listájával és az erőforrás-kapacitással és az egyes projektek erőforrásigényeivel kapcsolatos információkkal ellátva most már készen áll arra, hogy válasszon egy olyan projektcsomagot, amely vállalni fogja a stratégiai jelentőséget. Ne feledje, hogy az eredetileg nem kiválasztott projektek nem feltétlenül kerülnek eltávolításra; a kisebb prioritást élvező projektek akkor hajthatók végre, amikor az erőforrásokat magasabb prioritású projektek befejezésével szabadítják fel.
Számos szoftvercsomag létezik, amelyek segítenek a projektportfólió folyamatában, de az egyszerűbb projektportfóliók esetében a döntési fa felhasználható a kiválasztott projektek kombinációjával kapcsolatos összes lehetőség megfogalmazására. Kövesse a cikk végén található hivatkozást egy projekt döntési fa példájához.
Először felsorolja az egyes projekteket, a teljes költséget és a munkavállalókra, a technológiára és egyéb erőforrásokra vonatkozó követelményeket. Ezután jelölje ki a projekt prioritásai szerint a legmagasabb pontszámot mutató projekteket, majd válassza ki a projektek portfólióját. Ne feledje, hogy az összes kiválasztott projekt teljes erőforrásigényének kisebbnek kell lennie, mint a teljes erőforrás kapacitás. Mivel új potenciális projektek kerülnek bevezetésre a szervezetébe, és a jelenlegi projektek befejezése után vizsgálja meg újra a projektportfólió folyamatát, hogy eldöntse, hogy mely új projektek érdemesek az újonnan rendelkezésre álló forrásokat a frissített prioritási lista és az erőforrás kapacitás alapján.
