Minden olyan projekt vagy szervezet, amely pénzügyi vagy egyéb erőforrásokat használ, működtetéséhez költségbecslést végez. Általánosságban elmondható, hogy a költségértékelés az a folyamat, amely meghatározza az erőforrások használatának módját. Bármelyik skálán, akár egy projekt vagy egy szervezet egysége, akár széles körű, összehasonlítható tanulmányok állhatnak rendelkezésre az erőforrás-allokáció egy egész hálózatában. A költségbecslés általában csak egy szélesebb költség-haszon elemzés részét képezi, amelynek célja annak meghatározása, hogy az erőforrásokat hatékonyan használják-e.
A költségek azonosítása
A projektben vagy szervezetben az erőforrások felhasználásának nyomon követésének egyik lépése az értékelendő költségek függvényének azonosítása. Például egy áruház tulajdonosának költségbecslése magában foglalná az olyan költségeket, mint a munkavállalói fizetések, az épület karbantartása és biztonsága, a termékvásárlások stb. A költségbecslés e részének figyelembe kell vennie a költségek típusát is. Példa egy fix költségre, amely nem változik az aktivitási szintekkel, az üzlethelyiség bérlése és fűtése. A változó költség viszont az év különböző időszakaiban kínált termékek költsége lehet.
Erőforrás-használat egységenként
A költségértékelés másik szempontja az erőforrások egyes egységek közötti elosztásának meghatározása. Értékelő célból egy „egység” egy projekt vagy szervezet tevékenységének tetszőleges önkényes mérése. Az egészségügyi ellátásban például egy egység tanácsadói látogatás lehet. A spanyol Biblioteca Nacional-i digitalizálási projektben a lehetséges egységek lehetnek az egyes CD-k vagy más digitális másolatok készítése.
Egységek értéke
Az egységek költségének kiszámítása a költségvetési elemzésben számszerű értéket ad a projekt egyes részeinek vagy szervezeti egységeinek egyéni értékeinek. Ha egy bolt tulajdonosa kávét értékesít, és 1000 dollárt vesz igénybe naponta, hogy fizessen a csiszolásért, a cukorért, a tejszínért, a csészékért, az eszpresszógépek karbantartásáért, az alkalmazottak fizetéséért és minden egyéb olyan költségért, amely a kávé megrendeléséhez szükséges, akkor egy érték egyetlen egység (azaz az egy csésze kávé elkészítéséhez szükséges idő és pénz) a napi $ 1 000 kávé, amit elosztanak a naponta eladott csészék számával.
Az elemzés típusai
Költségbecslés lehet egy-egy projektre vagy egy szervezeti egységre, a vállalat egészére kiterjedő költségelemzésre vagy több szervezet összehasonlító tanulmányaira. Ez az utolsó elemzés hasznos lehet az adó dollárból finanszírozott részlegek vagy projektek számára, amely megmutatja a költségeknek a társadalomra gyakorolt hatását. Az egységértékek kiszámítása azért fontos, mert összehasonlítható az egyes egységekből származó bevételekkel annak megállapításához, hogy egy adott projekt vagy vállalati részleg nyereséges vagy hatékony. Ezt költség-haszon elemzésnek nevezik.
