Nincs beállított faxformátum minden helyzetben. Néhány általános irányelv követése azonban segít abban, hogy a fax címzettje gyorsan megtalálhassa az információt a faxon. Ezek az irányelvek azt is biztosítják, hogy a címzettnek ne legyen problémája a fax átjátszásakor, és hogy elkerülje a problémákat, amikor elküldi.
Tartsa a faxot 10–12 oldal alatt. Sok kis irodai faxkészülék egyszerre nem képes túl sok oldalt kezelni. A nagy faxok a faxkészülékekkel megosztott telefonvonalakat is összekötik. Ha több, mint 10–12 oldalt kell küldeni, több részre bonthatja a faxot. Mondja el a címzettnek, hogy több faxot várjon tőled.
Állítsa be az oldalmargókat vagy a betűméretet, hogy kevesebb oldalt érjen el. Ne feledje azonban, hogy a kisebb betűméretek nem túl könnyen olvashatók, és a kis margók szakszerűtlenek lehetnek, mint a folytatásban. Legalább egy 11 pontos betűtípust használjon.
Ha lehetséges, írjon faxokat üzleti levél formátumban. A margóknak egy-egy hüvelyknek kell lenniük a bal és jobb oldalon, és másfél hüvelyk a tetején és alján, ha lehetséges. Egyetlen szóköz, a két bekezdés közötti távolság. Adjon hozzá egy adatvonalat a feladó és a címzett felső és címblokkjaihoz az üdvözlés előtt. Először a feladó címe blokkol.
Adja meg a fedőlapot a faxjával. A fedőlapnak nem kell bizonyos elrendezési formátumot követnie, de tartalmaznia kell mind a feladó, mind a címzett elérhetőségi adatait, hány oldalt kell tartalmaznia a faxot, valamint egy tárgysorot, amelyen a faxról van szó. Adjon hozzá néhány sort a faxra vonatkozó személyes megjegyzésekhez. A kapcsolattartási adatok magukban foglalhatják az egyének és cégek nevét, osztálynevét, címét, e-mail címét és telefonszámát. A fedőlapnak könnyen olvashatónak kell lennie, hogy a címzett gyorsan megtalálhassa az információt.
Ha lehetséges, ne küldjön faxot grafikával. Túl sok időt vesz igénybe, hogy küldjenek és fogadjanak, és sok tintát pazarolnak. A rossz minőségű nyomtatás miatt általában nem mutatnak túl jól a faxokon.
