Ha egy bizonyos dokumentumot vagy fájlt keresel, órákat kereshet az irodánk szervezeti rendszerének átdolgozására. Ha sok fájlja és mappája van, eltarthat egy ideig, hogy mindegyik átmegy és rendezze őket. A végén azonban megéri megérni, mert pontosan tudni fogja, hogy hol talál mindent. Ha úgy érzi, túlterheltek, ha egyszerre foglalkozol az egész irodával, próbálj meg csak egy területet menni naponta, amíg befejezed.
A szükséges elemek
-
Bejövő / kimenő üzenetek
-
Files
-
mappák
-
Címkék
-
Iratszekrény / iratszekrény
Helyezzen be egy bejövő és kimenő mappát az asztal egyik sarkába. Az összes kimenő számlát, értesítést és egyéb postai küldeményt vagy terjesztést a kimenő leveleken tartsuk. Küldje el ezeket az elemeket naponta. Helyezze be a beérkező fájlokat, dokumentumokat és leveleket a beérkezett üzenetek mappába. Továbbá naponta cselekedjünk vagy tegyük ezeket az elemeket; így nem válnak zavarossá.
Kategóriák létrehozása a fájlok és mappák számára. Ezek az üzleti típusától függően változnak. Egyes kategóriákban nyilvánvaló címkék találhatók, mint például az ügyfelek, az adózási információk, a szállítók és a közelgő projektek. Fókuszáljon az összes dokumentumnak a nagy kategóriákba való besorolására.
Szükség esetén a kisebb kategóriákat kisebb alkategóriákra bontja. Ha például vállalkozásának ügyfelei vannak, akkor hozzon létre egy mappát minden ügyfél számára. Ha egy ügyfél dokumentumai túl sokak ahhoz, hogy egy mappába illeszkedjenek, akkor ezt a kategóriát még tovább bontani. Válasszuk ki az ügyfél fájlját különböző mappákba különböző típusú dokumentumokhoz.
Jelölje be az összes fájlt. A CNN Money azt javasolja, hogy a fájlokat címkézésüknek megfelelően végezze. Például a „Form 27G-28A” homályos fájl címkézése helyett a „Számlák” vagy hasonló hasonló kategóriákat jelölje meg. Ez megkönnyíti a dokumentumok gyors megtalálását.
Helyezze az összes dokumentumot iratszekrénybe, iratszekrénybe vagy hasonló edénybe. Ha sok fájlja van, tartsa meg a leggyakrabban használt alkalmazásokat az asztal mellett. Ha elfogyott az irodaterület, tartsa meg a fájlokat, amelyeket évente egyszer használhat külön szekrénytárolóban vagy egy másik szobában.
Tartson külön halom dokumentumot, amely a szemétbe rendezi a fájlokat. A régi és irreleváns dokumentumok időben történő aprítása a szervezett iroda fenntartásának kulcsa. Ha nem biztos benne, hogy eldobhat-e egy dokumentumot, jelöljön ki egy mappát a lehetséges szemetetre, és tartsa be a dokumentumot ott, amíg meg nem aprózódik.
