A memóriák vagy emlékeztetők rövid üzleti kommunikáció, amely fontos információkat tartalmaz az emberek számára a tömör és könnyen olvasható formában. Egy emlékeztetőfejezet fontos megjegyzése minden emlékeztetőnek, mert előkészíti az olvasót az eljövendő célokra. A fejléc gyors vizsgálata kulcsfontosságú információkat tár fel a témában résztvevő személyekkel kapcsolatban, mi lesz a címzettje, és mi lesz a feljegyzés elküldése. A következetes formátum lehetővé teszi az alkalmazottak és munkatársak számára, hogy ezeket a hasznos dokumentumokat olvassák el, megértsék és dokumentálják.
Formázza meg az egyes feljegyzéseket ugyanolyan módon, mint a, a, a dátum és a tárgysorok egyértelműen kijelölve. Ezeket az elemeket külön sorokra és nagybetűkre kell nyomtatni.
Írja be az összes feladó és címzett nevét és címét a feljegyzés „to” és „from” részében. Nem kell Mr. vagy Mrs.-t használni egy feljegyzésben, bár Dr. alkalmanként használják. A félreértések elkerülése érdekében mindegyik egyének első és utónevét tartalmazza.
Helyezze az aktuális dátumot a fejezet „dátum” szakaszába. Ne foglalja bele a hét napját, de ne tartalmazza az évet.
Írjon egy tömör és informatív témakört. Kerülje az egy vagy két szóból álló tárgyakat, amelyek nem adnak elegendő információt, például a „Vállalati frissítés” lehetőséget. Válasszon egy témát, amely lehetővé teszi, hogy a címzettek pontosan tudják, hogy mi a feljegyzés, például „Vállalati öltözködési kódfrissítés”.
tippek
-
A fejlécelemeket szükség szerint át lehet rendezni. Néhány vállalat inkább a címsort magasabbra tartja a címsorban. Bármi legyen is a választásod, tartsd következetesen egy emlékeztetőtől a másikig.
Ha előre nyomtatott feljegyzéslapot használ, és kézzel írja be a részleteket, akkor nem kell kettőspontot tartalmaznia a fejléc minden egyes eleme után.
