A hívók több okból is hagyhatnak üzeneteket a hangpostafiókján. Néhány üzenet barátságos emlékeztető lehet a fontos üzleti információkra és kapcsolatokra. A hangpostaüzenetben megfogalmazott dolog, akár személyes hangposta, akár üzleti hangposta, fontos szerepet fog játszani abban, hogy milyen információkat kapsz a hívóinktól. Van néhány alapvető információ, amelyet mindig a hangpostafiókban kell tartalmaznia.
Kimenő üzenet
A kimenő üzenet elhagyásakor az első dolog az, hogy azonosítsa nevét, szervezetét és telefonszámát. A második dolog, amit meg kell tennie, az elérhetősége. Például, azt szeretné mondani, hogy nem áll rendelkezésre, és adja meg azt az időt és napot, amikor visszajön. Végül részletezzük, hogy milyen típusú információkat szeretne visszajuttatni a hangpostafiókra, például nevet, céget, számot és esetleg egy üzenetet. Egy tipikus kimenő hangüzenet így hangzik: „Bob Smith vagyok a Sampson, Inc.-nél, 555-555-5555. A mai napig 4 óráig nem lesz elérhető, de kérjük, hagyja el a nevét, cégét és számát, és azonnal visszahívom a telefonhívást. Köszönjük. ”Ne felejtsd el, hogy rövid legyen, és világos, tömör utasításokat adjon a hívónak.
Kerülje a problémákat
A hívók néha rossz számokat hívhatnak. Ha nem adja meg nevét, szervezetét és telefonszámát a kimenő üzenetben, gyakran nem kaphat üzenetet az Ön számára. Ezen információk megadásával győződjön meg arról, hogy a hívó tudja, hogy elérte a megfelelő személyt, vagy tárcsázta a megfelelő számot. Lehet, hogy nem kívánja ösztönözni a hívóját, hogy hagyjon üzenetet. Ha nem ösztönzi őket arra, hogy hagyjanak üzenetet, nehéz lesz megítélni a telefonhívás fontosságát. Ha számos hangpostaüzenetet kap, ezek az üzenetek fontosak annak megállapításához, hogy milyen telefonhívások érkeznek azonnal vissza, és hogyan kell felkészülni a visszatérő telefonhívásra. Ha ösztönzi az üzeneteket, kérje meg, hogy a hívó rövid legyen, vagy összefoglalja az üzenetet. A hosszú üzenettel magyarázó hangposta nehézkessé válhat, vagy nem lehet szükség, így időt pazarolhat.
E-mail, szociális média hozzáadása
Mivel a szociális médián keresztül olyan sok információ osztozik, valószínűleg fontolóra kell vennie az online elérhetőségi adatok hozzáadását a kimenő üzenethez. A szociális média kapcsolatok elhagyásának kihívása, hogy a hívó fél megértse, hová hagyja. Ez megkövetelheti, hogy nevezze ki a nevét, és ne feltételezze, hogy a hívó tudja. Ha azt szeretné, hogy egy hívó üzenetet hagyjon az Ön e-mail címére, akkor azt szeretné mondani, hogy „Te hagyhatsz nekem egy e-mail címet Bob Smith-nél a Sampson dot com-nál”, vagy „Egy üzenetet hagyhatsz a bobsmithen a sampson dot com-nál. ”Használja a legjobb ítéletet, de a nevét és a cég nevét kiírva adja meg a hívó számára a legjobb képet az információk helyes megszerzéséről. Nem jó ötlet megemlíteni az URL-címeket, például a Facebookot vagy a Twitter-et, mert ezek zavaróak lehetnek. Ha úgy érzi, hogy ezek a legjobb helyek az üzenetek elhagyására, mondja ki a kimenő üzenetet: „Azt is hagyhatja nekem egy üzenetet a Facebook oldalamon.”
