A könyvelők naponta különböző adatokat használnak, a pénzügyi adatoktól a készletmennyiségig a munkaidőig. Az adatok felhasználásához a számviteli személyzetnek szüksége van egy helyre az adatok tárolására. Az a hely, ahol egy vállalat számviteli adatait tárolja, számviteli információs rendszernek hívják. A legtöbb vállalat számítógépes technológiát alkalmaz, hogy ezeket a rekordokat tárolja, és lehetővé tegye a felhasználók számára, hogy hozzáférjenek ezekhez a rekordokhoz.
Számviteli adatok
A számviteli adatok pénzügyi és nem pénzügyi adatokból állnak. A pénzügyi adatok a számviteli beszámolókról, a pénzügyi kimutatásokról és a kormányzati kérelmekről szóló információk részleteit adják meg. A jelentéseken kívül a könyvelők fenntartják a biztonsági másolatokat, amelyek segítségével ellenőrizhető a bejelentett számok. A nem pénzügyi adatok értékesítési mennyiségekből, termelési mennyiségekből, munkaórákból és eszközök leírásából állnak. A nem pénzügyi adatok támogatják a jelentett pénzügyi számokat. Az értékesítési mennyiségek a teljes értékesítés részleteit adják meg. A termelés mennyisége részletezi a készletmennyiségeket. A munkaórák adatai a bérszámfejtés részleteit adják meg. Az eszközök leírása részletezi a jelentett ingatlanokat és berendezéseket.
tájékoztatási rendszer
Az információs rendszer biztosítja a raktár számára az összes szükséges adat összeállítását a vállalatnál. Az információs rendszereknek erős szervezetre van szükségük ahhoz, hogy a felhasználók hozzáférjenek a szükséges információkhoz anélkül, hogy hozzáférést biztosítanak a szükségleteiken túlmenő bizalmas információkhoz. Számos vállalat szoftverprogramokat vásárol az információs rendszer igényeinek kezelésére. Más cégek számítógépes programozókat alkalmaznak egy sajátos igényeiknek megfelelő információs rendszer kiépítésére.
Számviteli információs rendszer
A számviteli információs rendszer olyan információs rendszer, amely a számviteli osztály egyedi igényeinek kielégítésére szolgál. A számviteli osztály számos bizalmas információt kezel. Az óránkénti munkaerő-ráta és az éves fizetések, valamint a személyi állományi adatok korlátozott hozzáférést igényelnek az osztályon belül. Az ügyfelek eladási árainak bizalmasnak kell maradniuk, különösen akkor, ha a különböző ügyfelek különböző díjakat fizetnek hasonló termékekért. A gyártási költségek ismeretének a belső versenytársaknak kell maradnia, nehogy a versenytársak megpróbálják alulértékelni a vállalatot. Mindegyik példával csak az alkalmazottaknak kell hozzáférniük az információkhoz. A számviteli információs rendszernek biztosítania kell a kiválasztott alkalmazottak számára, hogy bizonyos információkat tudjanak letölteni, de a felelősségi körén kívül eső információkat nem.
felhasználások
A bizalmasság megőrzése mellett a számviteli információs rendszerek a felhasználók számára az egyedi igényeiknek megfelelő jelentéseket nyújtanak. A számviteli információs rendszerek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy az adatokat táblázatokba töltsék le. A táblázatban a felhasználó kiválaszthatja a saját igényeinek megfelelő információkat.
