Az irodai beszerzési költségvetés olyan költségbontás, amely kiadási tervként szolgálhat. Írásbeli formában a költségvetés meghatározza, hogy a vállalat hogyan fogja elkölteni az irodai műveletekhez használt készleteket. A tervnek reálisnak kell lennie, hogy könnyen érthető és betartható legyen. Az irodai ellátási költségvetés egy szükséges eszköz az üzleti összköltségek felméréséhez. A költségvetés előkészítése lehetővé teszi a költségek hatékony kezelését és az ésszerű működési kiadási tartomány fenntartását, amely nem haladja meg az üzleti bevételeket. Az alap irodai beszerzési költségvetés általában csak azokat a költségeket foglalja magában, amelyek feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy hatékonyan működjenek az üzletben. A költségvetés szükség szerint idővel növelhető, miközben az üzletág nő.
Tekintse át az irodai ellátási elemeket, amelyek elengedhetetlenek az üzlet futtatásához. Hozzon létre egy táblázatot, hogy felsorolja azokat az elemeket, mint például tollak, különféle papírok, jelölők, ceruzák, nyomtató tinta, tűzőgépek és tűzőkapcsok, papírkapcsok, fájlmappák, levelezési kellékek, borítékok és szalagok. Győződjön meg róla, hogy olyan elemeket tartalmaz, amelyek specifikusak az Ön üzleti tevékenységére. Például, ha adatmentést vagy adathordozó-tárhelyet kezel, CD-ket vagy DVD-ket, valamint egyéb speciális felszereléseket és felszereléseket igényel.
Tekintse át az elemek költségét, és kapjon havi mennyiséget az egyes tételekhez. Dokumentálja a számításokat a táblázatban. A havi költségkerethez minden tételhez adjon hozzá minden egyes számot. Ezután megszorozzuk a havi összeget 12-re az éves irodai beszerzési költségvetés összegében. Adjon hozzá további 10 százalékot a bővítéshez.
Kutassa a különböző irodai beszállítókat, hogy megtalálják a leginkább költséghatékony árakat. Hozzon létre egy külön táblázatot, hogy összehasonlítsa a különböző gyártók adatait az üzleti tevékenységhez rendszeresen használt elemekről. Független gyártók gyakran árajánlatot nyújtanak Önnek. Számítsa ki a becsült becsléseket a havi átlagos költségre vonatkozóan. Adja meg ezeket az adatokat plusz 10 százalékkal a táblázatba.
Hasonlítsa össze a teljes szállítói becsléseket az aktuális és az eredeti becsléssel. Hozzon létre egy példányt az 1. lépésből származó eredeti becslési táblázatból az árváltozások mérlegeléséhez. Használja az új táblázatot az aktuális költségvetés sablonaként. Módosítsa a különböző gyártóknál kevésbé talált termékek árát. Jegyezze fel a szállítót, az árat és a dátumot a táblázatban a jövőbeni követéshez. Fontolja meg a listán szereplő összes elemet, és távolítsa el azokat, amelyek nem feltétlenül szükségesek.
Értékelje és felülvizsgálja a költségvetést havonta. Próbáljon olyan költségvetési eszközt használni, mint amilyen a Microsoft által az irodai ellátási pénzügyek kezelése. Az irodai ellátási költségvetés következetes nyomon követésére szolgáló rendszer kidolgozása. Rendszeresen módosítsa és felülvizsgálja az árképzést és az ellátási felhasználást. Állítsa be a költségvetést az új megállapítások szerint, és lehetőség szerint vágja ki. Ha túlköltekezés történik, lépjen kapcsolatba a csökkentések más módon történő megtalálásával, az eladások és az egyéb szállítói ajánlatok kihasználásával.
