Amikor olyan szervezetek vagy kormányzati szervek, mint a városok és megyék árut vagy szolgáltatásokat igényelnek, a lehető legjobb ajánlatot kívánják elérni. Annak érdekében, hogy a lehető legkedvezőbb ajánlatot kaphassák, ajánlatkérő dokumentumokat (RFP), árajánlatot (RFQ) vagy ajánlatkérést (RFB) hívnak. Ezek a jogi dokumentumok felkérik a vállalatokat, hogy tegyenek ajánlatot a kért áruk vagy szolgáltatások nyújtására. Ha ezek az anyagok gyorsan szükségesek, az ajánlatokat csak néhány napig lehet elfogadni. Ebben az esetben a szervezetek vagy a kormányzati szervek felkérhetik az ajánlattevőket, hogy teljes ajánlatot készítsenek és fordítsanak be ajánlatot, ami sok oldal hosszú lehet.
Jegyezze fel az ajánlat számát a mezőbe vagy a "Ajánlati szám" feliratú sorba. Ez azt jelzi a szervezetnek vagy a kormányzati szervnek, amelyik az ajánlatokat kérte, pontosan, hogy melyik projektet ajánlja. Adja meg azt az időpontot, amikor kitölti az ajánlat számát a "Dátum" mezőben.
Írja be az ajánlat címét a mezőbe vagy a "Projekt neve" vagy a "Cím" feliratú sorba. Ez megtalálható a beszerzési dokumentumok első oldalán. Írja be a projekt helyét a mezőbe vagy a "Hely" címsorba. Ha termékeket ajánl fel, a hely az, ahol a termékeket szállítaná.
Tartsa be a vállalat adatait. Vannak dobozok vagy sorok a cég nevének, telefonszámának, címének és az alkalmazott írásbeli és jóváhagyó nevének megadásához.
Írja be a megkeresett munka típusát a mezőbe vagy a "Munka típusa" feliratú sorba. Például, ha ajánlatot tesz az építési menedzsment szolgáltatás nyújtására, írja be az "Építési menedzsment" szót.
Írja le, hogy mit fog nyújtani a szervezetnek vagy a kormányzati szervnek a "Munkahely" rész alatt. Minden egyes szolgáltatáshoz vagy termékhez írja be, hogy milyen összeget szeretne fizetni az "Ajánlat összege" szakaszban a "Munkahely" rész jobb oldalán. Az "Ajánlati összeg" oszlopban található összes összeg az "Összes ajánlat" mezőben vagy sorban.
Töltse ki az "Addenda" nyugtázása részt. A kiegészítéseket a szervezet vagy a kormányzati szervek adják ki, ha megváltozik az ajánlatkérő dokumentumok. Adja meg az ebben a szakaszban található addendumok számát és a kiadott dátumot. Ez az információ az egyéni kiegészítésen található. Nem mindig állnak rendelkezésre kiegészítések; hagyja üresen ezt a részt, ha nincsenek kiegészítések.
