A szolgáltatási jelentések olyan dokumentumok, amelyeket az ügyfélszolgálati képviselők írtak egy termék vagy szolgáltatás minőségének nyomon követésére. A menedzsment ezeket a jelentéseket felhasználja a termékek megváltoztatására vonatkozó tervek megfogalmazására vagy a jobb ügyfélélmény érdekében a szolgáltatási protokollok módosítására. Ez azért fontos, mert az ilyen kiigazítások jobb ügyfélmegtartást és hivatkozásokat eredményezhetnek, ami viszont növelheti a vállalkozás bevételét. Amikor egy szolgáltatási jelentést ír, fontos, hogy bemutassa az üzleti fejlődéshez világos és értékes információkat is.
Írja le az ügyfél nevét és elérhetőségeit, ideértve e-mail címét is, ha van ilyen.
A termékorientált szolgáltatási jelentésekhez jelölje meg a vásárló hívásának vagy látogatásának gyártmányát, modellszámát, sorozatszámát, vásárlási dátumát és időpontját. Adja meg a szolgáltatási címet és a szolgáltatás leírását a gyártmány, a modell és a soros információ helyett, ha a szolgáltatási jelentés csak szolgáltatással foglalkozik.
Ismertesse a problémát, és jegyezze meg a termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó konkrét ügyfél-megjegyzéseket. Adja meg, hogy a probléma megismétlődött-e.
Sorolja fel a konkrét szolgáltatásokat vagy termékeket, amelyeket az ügyfél panaszának orvoslásához nyújtott vagy adott. Például, ha az üzleti tevékenysége számítógépeken és szoftvereken történik, akkor a "Ran lemez ellenőrzése a rossz meghajtók szektorainak megkereséséhez" írható, ha az ügyfél gyanítja, hogy a merevlemez hibás.
Sorolja fel a probléma okát, beleértve a személyzetgel kapcsolatos problémákat. Adja meg, hogy mely alkatrészek voltak hibásak.
Írjon egy bekezdést, amelybe bármilyen megjegyzést vagy megjegyzést tartalmaz, amelyek segíthetnek elkerülni vagy kezelni a hasonló panaszokat a jövőben. Megjegyezhetjük például, hogy a panaszt egy adott csapatnak továbbították, a probléma szerint a probléma nagyobb mértékű jelzést ad a vállalat számára, vagy hogy egy konkrét eszköz szükséges a probléma hosszú távú javításához.
Adja meg az ügyfél elégedettségének alapvető besorolását a vállalat által megadott iránymutatásokkal (pl. 10 egyenlő teljesen elégedett).
Jelentés aláírása és dátuma.
tippek
-
Sok webhely olyan sablonokat kínál a szolgáltatási jelentésekhez, amelyek szakaszai az itt jelzett információkhoz tartoznak. Egy ilyen sablon használata vagy egy saját sablon létrehozása több ügyfélszolgálati képviselőtől következetesebb adatgyűjtést eredményez.
Tartsa a jelentés szövegét a lehető legrövidebbnek. Kerülje az "I" nyelv használatát. A hiányos mondatok, amelyekben a témát megértik, és amelyek az igékkel kezdődnek, elfogadhatóak (pl. "Részlet helyettesítése"), mint a golyók. Az ügyféljelentéseknek nagyon gyorsnak kell lenniük olvasni és létrehozni, mivel a képviselőnek naponta több tucat kell előkészítenie.
Feltétlenül jelölje meg a hívást vagy látogatást kezelő képviselő nevét, még akkor is, ha maga volt.
