Akár postai úton, akár e-mailben küldték el, az üzleti levelek mindig egy meghatározott formátumot és stílust követnek. A formátum hamarosan eljut a ponthoz, és tájékoztatja az olvasót a kapcsolódó további dokumentumokról, mint például az önéletrajz, az aláírt szerződés vagy a fizetett számlák másolatai. A levél szövegében található mellékletek részletezése és a levél alján való megjegyzése professzionális módja annak, hogy segítsen a címzettnek megérteni, hogy miért ír, és milyen további anyagokat küldött.
Mondja el az olvasónak, hogy miért ír
Egy jól megírt üzleti levél egyetlen mondattal kezdődik, amely elmagyarázza, miért írsz. Mondja el a címzettnek, hogy mit és hány dokumentumot csatol, és miért van benne. Olyan kifejezésekkel kell kezdődnie, mint például „Az önéletrajzot az asszisztens-vezető pozíciójához csatolom”, vagy „A mellékelt levél egy másolat a kapott levélről, amely megerősíti a közelmúltbeli fizetésemet”.
Kerülje, hogy túl formális legyen
Az üzleti levélírás nem tartalmazhat sokkal formálisabb kifejezést: „Mellékelje…”. Bár ez nem nyelvtanilag helytelen, az ilyen formális írásos nyelvet főként tudományos folyóiratokban, hivatalos dokumentumokban és olyan helyeken használják, ahol nagyobb fokú komolyságra van szükség. Általános szabályként a mindennapi üzleti levelezésben és e-mailekben kerülje a túlságosan formális nyelvet.
Sorolja fel az aláírás alá tartozó mellékleteket vagy házakat
A levél alján az aláírási sor után a megfelelő hely a mellékletek felsorolásához. Ha e-mailt küld, az aláírás után kettős helyet ad, majd a mellékleteket egy rövid jelöléssel idézi, mint például: „Melléklet: Jane K. Doe folytatása.” Ha levelet küld a postai szolgáltatáson keresztül, rövid leírást adna a leíráshoz a burkolatok két aláírás alatt állnak. A „kamra” szót (Például: „Enclosure: Monthly Market Summary”) vagy a „enc.” Közös üzleti rövidítést használhatja („Enc: John K. Doe folytatása”)
További tippek az üzleti e-mailhez
A mellékletek megnevezése: A formázás kritikus, ha üzleti e-mailt küld. A melléklet fájlnevét az e-mailhez kell kötni. Adja meg a nevét, a téma rövid leírását és az e-mail dátumát. Ha a melléklethez több oldal van, jelezze azt is.
Fényképek csatolása hatékonyan: Ha fotókat küld, győződjön meg róla, hogy kivágja fényképeit, hogy csak a releváns és a kis vagy közepes méretű fotókat jelenítse meg, amelyek gyorsan letölthetők a címzett számítógépén vagy eszközén.
Győződjön meg róla, hogy mindent magába foglal: Mielőtt a borítékot lezárná vagy megnyomná a küldés gombot, győződjön meg róla, hogy a burkolatok a borítékban vannak, vagy hogy csatolta a dokumentumokat az e-mailhez. Sok toborzó és más vállalkozás elutasíthat olyan leveleket, amelyek nem tartalmazzák a kért mellékleteket. Ez azt a benyomást kelti, hogy a feladó gondatlan.
