A jól szervezett irodai nyilvántartási rendszer fontossága soha nem tűnik nyilvánvalóbbnak, mint amikor egy fontos dokumentum eltűnik. A nem hatékony iratrendszerek elvesztegetett időt, pénzt eredményezhetnek, és rossz döntéshozatalhoz vezethetnek, ha a hiányzó dokumentum szerves részét képezi, és döntést kell hoznia. A káosztól való megrendelés egyik módja az, hogy egy numerikus irodai nyilvántartási rendszert hozzon létre, ahol számokat rendelhet hozzá a rekordokhoz, például a megrendelésekhez, a készletkészletekhez és a becslésekhez, valamint a fájladatokhoz növekvő sorrendben, vagy a legalacsonyabbtól a legnagyobb számig.
A szükséges elemek
-
Számozási rendszer
-
Fájlszekrény
-
Fájlmegosztó útmutatók
-
Fájlmegosztó lapok
-
Fájlmappák, válogatott színek
-
Címkék
Kategóriák és számozási rendszerek beállítása
Állítsa be a fájlkategóriákat és rendeljen hozzá vezérlési számokat. Sorolja fel a szervezet sajátos szervezeti egységeit külön-külön. Minden főosztályhoz rendeljen egy fő vezérlő számot. Például egy kisvállalkozás úgy dönthet, hogy olyan kategóriákat állít fel, mint a "Pénzügy", "Értékesítés", "Beszerzés", "Emberi erőforrások" és "Berendezések". Adjon meg egy vezérlő számot, hogy azonosítsa az egyes fő kategóriákat, például a 100-at a pénzügyi; 200, Értékesítés; 300, Beszerzés; 400, Humánerőforrás; és 500, Berendezések.
Állítson be alkategóriákat, és hozzárendelje az alosztályok számát az egyes alkategóriák meghatározásához és azonosításához. Például az Értékesítési kategóriába 10 értéket adhat hozzá az értékesítési jelentésekhez; 20, Értékesítési becslések; és 30, értékesítési bevételek.
Az egyes alkategóriákban hozzon létre egy számozási rendszert az alkategórián belüli egyedi dokumentumok azonosításához. Ez lesz a szám, amelyet maga a dokumentum nyomtat. Például, ha az előre nyomtatott értékesítési becslési űrlapok megrendelését küldi, akkor az első űrlap számát 200-20-01-re vagy 200 20 01-re kívánja felsorolni. Minden egymást követő dokumentum egyvel növekszik. Például a "200-20-02" -ot nyomtatná a második értékesítési becslési lapra.
Hozzon létre egy fő indexet a bejelentési tervről. Ez az iratszekrény tartalmát tartalmazza.
Állítsa be a kabinetet
Hozzon létre egy színkódoló rendszert a fő- és alkategóriák azonosítására. Létrehozhat például egy szabályt, amely egy kék fájlmegosztó címkét használ a fő kategóriák azonosításához. A színes fájlmappák ezután azonosíthatják az alkategóriákat, mint például az értékesítési jelentések piros mappáiban, az értékesítési becslések zöld mappáiban és az értékesítési bevételek sárga mappáiban. A fájlmappák címkéi azonosítják annak tartalmát, például a 01-100, 101-200 stb. Megjelenítő címkéket.
Hozzon létre főosztály elválasztó füleket, és helyezze be az iratszekrénybe. Jelölje meg és helyezze be a kezdeti alkategóriák mappáit az iratszekrénybe, és szükség esetén adja hozzá.
Fájlok dokumentálása a megfelelő numerikus sorrendben.
tippek
-
Szánjon egy kis időt a vállalkozásának szükségleteinek azonosítására, és dönthet arról, hogy milyen kategóriába és számozási rendszerre van szüksége a vállalkozás számára.
Ha számítógépes számviteli rendszert használ, és nyomtatja ki a saját űrlapjait, előfordulhat, hogy módosítania kell a számozási rendszert, hogy tükrözze a bejelentési követelményeket. Például az Értékesítési becslési formanyomtatványok számozása 200-20-01-kor kezdődhet, és az egyes becsléseknél egyenként növekszik.
Adjon meg egy adott helyet és tartályt minden olyan dokumentumhoz, amelyet még nem nyújtottak be, abban az esetben, ha időközben hozzáférést kíván hozzájuk.
A legjobb módja annak, hogy biztosítsa, hogy lépést tartson a nyilvántartási követelményekkel, a menetrend létrehozása, mint például a napi vagy heti.
