A bejelentés az egyik legfontosabb feladat, amelyet senki sem szeret. Egy új iratrendszer létrehozásakor azt szeretné, hogy könnyen használhassa. Vannak, akik szeretnék a rendszert az ábécé és néhány szám szerint beállítani. Mások kategória szerint, majd az ábécé szerint állították fel. Válassza ki, hogy mi működik az Ön számára.
A szükséges elemek
-
Irattartó szekrény
-
Csukott manila fájlok
-
Csapolt kartonelválasztók
-
Finom pontjelző
Szervezze kategóriáit, például bérleti díjat vagy jelzálogot. Tegye félre az épület, a segédprogramok és a kellékek fájljait. Menj végig az összes papírmunkádon. Adja meg az egyes témák kategóriáját. Próbáld meg a kategóriáidat egybeesni az IRS kategóriákkal, ez megkönnyíti az év végén.
Válasszon osztót az egyes kategóriákhoz. Írja fel az osztót, hogy melyik kategória. Tedd félre.
Amikor számlát fizet, írja be azt a dátumot, amelyet a számla azon részében fizetett meg, amelyet megtartott vagy a nyugtát. Ha csekket használ, írja be a csekk számát és a befizetett összeget. Ha elektronikusan fizet, írja be a visszaigazolás számát és a befizetett összeget. Dátum az összes papírmunka dátumára, még akkor is, ha ez nem számla. Más papírmunka példái lehetnek a banki egyeztetés, az ügyfeleknek küldött megbízások és számlák számlái. Ezután dokumentálja az összes nyugtát vagy papírmintát a könyvelési rendszerében. A Quickbooks és a Microsoft Money kiváló programokat kínál kisvállalkozások könyveléséhez.
Állítson be egy manila mappát az 1. lépésben felsorolt kategóriák minden egyes különálló részére. Példaként említhetjük, hogy a kategória segédprogramok és a mappák az ABC Electric, a CITY víz és a csatorna, valamint az INT internetkapcsolatok. Ha a cége forgalmazókkal rendelkezik, állítson be egyedi fájlokat az egyes gyártók számára. Állítson be fájlokat minden ügyfelének. Menjen át az egyes kategóriákon, és állítsa be az egyes mappákat.
Állítson be egy fájlt minden alkalmazott számára. Mivel a legtöbb kisvállalkozásnak nincsenek személyzeti osztályai a munkavállalók kezelésére és nyilvántartásukra, legalább egy egyszerű fájlra van szükségük. Helyezze fizetési feljegyzéseit. Dokumentálja a befejezett képzést. Tartsa meg az engedélyek másolatát, ha szükséges. Azt is szeretné dokumentálni az esetleges vitákat, amelyekkel veled volt. Írja le, hogy mi volt a vita, és mi volt az eredmény.
Ha üzletet vásárol valamit, tartson külön fájlt a bevételekért. Először dokumentálja őket a főkönyvbe. Akkor azt szeretné, hogy a fájlba helyezze. Havonta egyszer megy át a nyugtázási fájlba, és helyezze őket a megfelelő fájlba és kategóriába. A hónapok bevételeit össze lehet vágni, és a hónapot felírhatja rájuk. Még akkor is, ha hitelkártyát használ, ez az extra dokumentáció, ha az IRS ellenőrzi.
Helyezze el a kategóriájú elválasztókat az iratszekrénybe az abc betűvel. A kategóriába tartozó összes mappa ábécé betűje. Helyezze őket az osztó mögé. Menjen végig az egyes kategóriákon, és tegye meg őket.
tippek
-
Bármely fájlrendszert testreszabhatja, hogy könnyen használható legyen. Amíg gyorsan megtalálhatja az információt, ez jó iratrendszer.
