Az üzleti leveleket a vállalatok és szervezetek hivatalos kommunikációjára használják. Ellentétben a közeli levelekkel, amelyeket a közeli ismerősöknek és rokonoknak írtak, az üzleti levelek célja, hogy az információkat rövid és szakszerűen közvetítse a címzettnek. Az üzleti levelezés jellemzően bevezetőt, testet és következtetést tartalmaz. A két betűformátum közötti különbségek az írásjelek, a hosszúság, a hang és az írási stílusban is megtalálhatók. Ezenkívül az üzleti levelek tipikusan cselekvésre vagy a levél kézhezvételét követő válaszra van szükségük.
A szükséges elemek
-
Szófeldolgozó szoftver
-
Cég levélpapír
Indítsa el az alaptársaságot vagy a hivatalos levélpapírt. Győződjön meg róla, hogy a címe megtalálható a legfelső helyen, valamint elérhetőségi adatait és vállalati logóját.
Írd le a dátumot. Helyezze a címzett címét két sor alatt a dátum fölött, az üdvözlés fölött. Tartalmazza a nevet, a hivatalos címet, a cégnevet és az irodai címet.
Írja be az üdvözlést két sorba a címzett címe alatt. A címzettnek a „Kedves” címmel kell címeznie, majd az egyén címét és vezetéknevét. Ne feledje hozzáadni egy kettőspontot, mint vesszőt a vezetéknév után. Használja a „Hogy kinek érinti” vagy „Tisztelt Hölgyem / Uram!” -T, ha nem ismeri a címzett nevét vagy nemét.
Kezdje a bevezető bekezdését az üdvözlés után. Beszéljen arról, hogy miért írja az üzleti levelet, és mit szeretne kérni a címzetttől. Adja meg álláspontját, ha argumentumot nyújt be. Referencia események, találkozók vagy egyének, akik ismerősek vagy relevánsak az olvasó számára.
A testben lévő levél célja vagy fő témája. Adjon példákat, amelyek alátámasztják érvelését, kérését vagy javaslatát. Adjon meg részleteket a termék tulajdonságairól és előnyeiről, valamint az ügyfelek ajánlásairól, ha eladja az ügyfelet vagy látja el.
Kövesse a testet a következtetéseivel. Ismételje meg eredeti kérését vagy pozícióját. Köszönjük az olvasónak az idejét és az érdeklődését, és mondja el neki, hogy további kérdéseivel vagy információival kapcsolatba léphet veled.
Végezz egy ingyenes záró két vonalat a test utolsó mondatából. Adjon meg négy mezőt az aláírás és a nyomtatott név számára.
tippek
-
Habár opcionális, a kezdetektől fogva tudomásul veszi a levél célját, a témakört az üdvözlés előtt. Az is gyakori, hogy figyelmeztető vonalat adunk hozzá a címzett egyértelmű jelzéséhez.
Írj rövid és rövid mondatokat. Ne feledje, hogy az olvasók inkább a levélben lévő minden szót elolvassák, mint olvasni. Félkövér szöveg, amelyet fontosnak tart az olvasó számára. Egynél több oldalt tartalmazó levelek esetében fontolja meg a bekezdések alá tartozó csoportok csoportosítását, vagy tartalmakat a golyók és számok segítségével.
