A hatékony üzleti kommunikáció elengedhetetlen a szervezet sikeréhez. Nagy hatással van a vállalat teljesítményére és a munkavállalói termelékenységre, valamint az alsó sorban. Vállalat tulajdonosaként képesnek kell lennie arra, hogy világosan közölje látását és céljait, kapcsolatokat építsen ki az ügyfelekkel és a potenciális partnerekkel, és lépjen kapcsolatba a csapatával.
Az üzleti kommunikáció lényege
A vezetőknek, a vezérigazgatóknak, a csapatvezetőknek és más szakembereknek meg kell tanulniuk, hogy jó kommunikátorok legyenek a feladataik teljesítése érdekében. Akár több terméket szeretne eladni, egy erős csapatot építeni, vagy a marketing erőfeszítéseit maximalizálni, fontos, hogy elsajátítsa az üzleti kommunikáció lényegeit.
Ha sikerül lenni, nem elég, ha jó stratéga vagy ragyogó ötletek van. Persze, fel is vehetsz embereket, hogy kommunikáljon az ügyfeleinkkel, és támogassa a szolgáltatásait, de még mindig szavakba kell helyeznie a látását. Az Ön felelőssége, hogy visszajelzést adjon a személyzetnek, hallgassa meg, mit kell mondania, és megvitatnia kell a vállalat céljait.
Az üzleti kommunikáció a szervezeten belüli és kívüli emberek közötti információmegosztásról szól. Számos formát ölthet, mint például formális és informális kommunikáció, belső és külső kommunikáció, jogi kommunikáció, oldalsó vagy vízszintes kommunikáció, stb. Gondoljunk úgy, mint egy kétirányú csatorna az utasítások, ötletek, vélemények, jelentések stb.
Annak érdekében, hogy a kommunikáció hatékony legyen, kölcsönösnek kell lennie. Beszélnie kell, és figyelnie kell. Győződjön meg róla, hogy megérti az üzleti kommunikáció alapjait, amelyek:
- Szerkezet
- fontosság
- Következetesség
- Világosság
- A közelmúlt és az elsőbbség
- Közepes
Először is, az üzenetednek jól strukturáltnak kell lennie, nyitva kell lennie, testtel és zárással kell rendelkeznie. Függetlenül attól, hogy e-maileket küld, telefonhívásokat kezdeményez, vagy bemutat egy projektet, tartsa szem előtt ezeket a szerkezeti elemeket. Kezdje az üzenet rövid bemutatásával, hogy a közönség tudja, mit várjon. Például mondhatna valamit: "Ma megvitatjuk a következő negyedév marketingstratégiáját." Ezután részletesen mutassa be ötleteit. A kontextustól függően előfordulhat, hogy a nyilatkozatokról tényeket és számokat kell készítenie. Zárja le az üzenetet egy rövid következtetéssel, amely felvázolja a megvitatott kulcsfontosságú pontokat.
Győződjön meg arról, hogy az üzenet világos és releváns a célközönség számára. Képzeld el, hogy megpróbálsz megmagyarázni egy ügyfélnek, hogy szükség van egy teljes webhely átalakításra, mint néhány kisebb változtatásra. Lehet, hogy kísértés, hogy megvitassák a webes tervezést, a keresőoptimalizálást, a visszafordulási arányokat és egyéb technikai szempontokat, de ne tedd meg. Az ügyfél nem tudja, mit jelentenek ezek a dolgok, és miért számítanak. Ehelyett arra kell összpontosítanod, hogy egy teljes weblap újratervezése milyen előnyökkel jár az üzlete számára. Mondja meg neki, hogy több ügyfelet fog elérni, növelni fogja a márkaismertséget, növeli a visszatartási arányokat, javítja az adatbiztonságot és így tovább.
Mindig tartsa az üzenetet következetesnek, de alkalmazkodjon a közönséghez és a környezethez. Ha folyamatosan megváltoztatja az elmédet, akkor elveszítheti hitelességét.
Ez az egyik dolog, hogy elmondja az alkalmazottaknak, hogy megvédjék az ügyfelek adatait, és frissítsék a szoftverüket, és egy másik dolog, hogy biztonsági politikát alkalmazzanak. Az írásos kommunikáció megkönnyíti az ötletek tisztázását és biztosítja, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.
Győződjön meg róla, hogy az üzenet emlékezetes. Tartalmazzon egy erős, egyértelmű nyilatkozatot, amely megerősíti a hiedelmeit, és a témához kapcsolódik. Fontolja meg az üzenet indítását vagy befejezését egy idézettel vagy egy másik erős megnyitással. Néha a humor is segíthet. Akár egy ügyféllel, akár egy alkalmazottal beszél, adjon neki valamit, amit emlékezni kell.
A pszichológusok szerint egyesek nagyobb valószínűséggel emlékeznek arra, amit utoljára láttak vagy hallottak. Ezt hívják recencia hatásnak. Mások hajlamosak arra, hogy emlékezzenek arra, amit először láttak vagy hallottak, ami az elsőbbségi hatás. Ezért célszerű üzeneteket indítani és / vagy zárni egy erőteljes nyilatkozattal.
Egy másik dolog, amit figyelembe kell venni a kommunikációs közeg. Hogyan tervezed az üzenetet? Különböző típusú kommunikációs médiumok léteznek, és mindegyiknek egyedi jellemzői vannak. Ezek közé tartoznak többek között a következők:
- Előadások
- jelentések
- Online kommunikáció
- Üzleti találkozók
- Videó- és telefonos találkozók
- Közösségi média
- Nyomtatott sajtó
- Szerződések és egyéb hivatalos írásos dokumentumok
Az üzleti kommunikáció jogi aspektusai
Ha szerződést írt, vagy jogi dokumentumokat nyújt be, még fontosabb, hogy egyértelműen kommunikáljunk. A rossz kommunikáció komoly bírságokat, csalást, becsületet, bevételkiesést és drága pereket eredményezhet.
Ismerje meg az Ön államának vagy megyének törvényeit, beleértve a hirdetéssel kapcsolatos törvényeket is. A marketing kampányainak például igaznak kell lenniük, és meg kell felelniük az iparág törvényeinek. Ha étrend-kiegészítőket értékesít, akkor előfordulhat, hogy nem állítja, hogy a termékek gyógyítják vagy megakadályozzák a betegségeket. Az alkoholt és a cigarettát nem is értékesítheti az ügyfelek számára. Biztonságos tényekkel készítsen biztonsági másolatokat, és tegye közzé a szükséges információkat.
Ellenőrizze az üzleti szerződéseket és megállapodásokat. Ha van valami mondanivalója, tegye azt írásba. Adjon meg egy olyan szakaszt, amely egyértelműen meghatározza a szerződésben használt kifejezéseket. Adjon hozzá releváns részeket, például a szerződéskötést és a felmondást, a garanciákat, az elkülöníthetőséget és a titoktartást.
Ügyeljen arra, hogy kommunikáljon a személyzetével is. Válassza ki gondosan a szavait. Tartózkodjon attól, hogy fenyegetéseket tegyen, vagy megkülönböztesse a munkavállalókat. Például, ha azt mondja egy alkalmazottnak, hogy túl fiatal ahhoz, hogy egy adott projektet vállaljon, akkor az életkori megkülönböztetéssel vádolható. A fogyatékkal élő munkavállalókat lebontó menedzser vádolható a fogyatékossági megkülönböztetés miatt, még akkor is, ha a viselkedése nem az érintett személy sérelmét jelentette.
Miért fontos az üzleti kommunikáció?
Ismerve a kommunikáció kulcsfontosságú aspektusait, nem nehéz megérteni, hogy miért olyan fontos. A hatékony kommunikáció erősítheti kapcsolatait az ügyfelekkel, az alkalmazottakkal és az üzleti partnerekkel, miközben biztosítja a jogi megfelelés biztosítását. Ezenkívül versenyelőnyhöz juthat, és segíthet abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a marketingtevékenységéből.
A külső kommunikáció fontosságát egy szervezetben nem szabad alábecsülni. Vezetőként vagy cégtulajdonosként Önnek képesnek kell lennie az üzenet továbbítására a célközönségnek, valamint a befektetőknek, a részvényeseknek, a beszállítóknak és a potenciális partnereknek. Például élő események adnak lehetőséget arra, hogy megragadják a kilátások figyelmét, vagy biztosítsák a kisvállalkozások számára biztosított finanszírozást. A jól átgondolt beszéd vagy egy vonzó termék bemutató növelheti a hírnevét és értékesíthet. Az interjúk és a sajtóközlemények lehetővé teszik az ügyfelek és a befektetők tájékoztatását a legújabb projektekről. Előfordulhat például, hogy új márkával való együttműködéséről vagy egy új termékcsaládról beszélhet, amely megzavarja az iparágat. Ha egyértelműen kommunikál, és valódi értéket képvisel, a márkád köré buzz.
A belső kommunikáció is elengedhetetlen. A munkavállalók közel fele ritkán vagy soha nem hagyja el a találkozót, tudva, hogy mit kell tennie. Valójában a szakemberek 21 százaléka nem rendelkezik hivatalos tervvel a belső kommunikációra. Ha nem találja egyértelműen a találkozó célját és céljait, zavart és konfliktusokat okozhat a munkahelyen.
A jó kommunikátorok vezetői növelhetik az alkalmazottak morálját, csökkenthetik a forgalom mértékét és növelhetik a szervezet termelékenységét. Szintén erősebb kapcsolata van a csapataikkal, és kevesebb konfliktust tapasztalnak. Továbbá, a hatékony belső kommunikáció biztosítja, hogy alkalmazottai megértsék a szerepüket és az általuk nyújtott hozzájárulást a vállalat növekedéséhez és sikeréhez.
