A cégek rendszeres vagy állandó készletrendszereket használnak a készletrendszerekben. A folyamatos leltárrendszer valós idejű készletkészletet tart fenn. Az időszakos leltárrendszer csak akkor frissíti a leltár egyenlegét, ha fizikai számítás történik. A folyamatos leltárrendszerek fizikai leltárszámlálást igényelnek évente, míg az időszakos leltárrendszer gyakrabban végez fizikai leltárt. Mindkét rendszer esetében a fizikai leltárszám és a leltárrendszerben jelentett mennyiség közötti különbséget egy leltár-kiigazítással korrigáljuk.
Fizikai leltár
A készletek kiigazítása fizikai leltárszámlálást igényel, hogy a könyvelő összehasonlíthassa azt a rendszerben rögzített leltári egyenleggel. A számlák integritásának megőrzése érdekében a fizikai készletszámlálás során minden tevékenységnek le kell állnia. A vállalati alkalmazottak manuálisan számolják és rögzítik a raktárban lévő minden egységet a fizikai leltár során.
Periódusos készlet-állítások
Az időszakos leltárrendszerben a cég tulajdonosa nyilvántartásba veszi a készletváltozást, amikor fizikailag számolja a készletet. Összehasonlítja a jelenlegi nyilvántartott készlet egyenlegét az általa készített leltárszámmal. A különbözetet leltár-kiigazításként rögzítik. A készlet-kiigazítási naplóbejegyzés tartalmazza az eladások költségének terhelését, a vásárlásoknak nyújtott hitelt, illetve a készletre vonatkozó terhelést vagy jóváírást. A tulajdonos határozza meg a vásárlások összegét a hónap során végzett vásárlások összegyűjtése alapján. A készletmennyiséget a fizikai leltárszám és a rendszer leltáregyenlegének különbsége alapján számítják ki. Ha a készletmennyiség növeli a készletegyenleget, akkor a számlát terhelik. Ha a készlet mennyisége csökken, a számla jóváírásra kerül. Az eladási árat az értékesített mennyiség kiszámításával határozzák meg, amely a belépés egyensúlyához szükséges.
Állandó készletbeállítás
Állandó leltárrendszerben a vásárlások és az értékesítési tranzakciók befolyásolják a tranzakció idején a készlet egyenlegét. A végleges leltár nyilvántartásba véve az állandó készletrendszerben elméletileg meg kell egyeznie a fizikai leltárszámmal. A könyvelő összehasonlítja a fizikai leltárt a készletrendszer egyenlegével. A könyvelő nyilvántartja az eltérést készlet-kiigazításnak. Az ellentmondás összegét a Bevásárlási költség tartalmazza, a belépési díjleltár másik részével együtt. Ha a fizikai leltárszám magasabb mérleget mutat, mint a leltárrendszer, akkor a könyvelő debit Inventory és a jóváírások árai eladottak. Ha a fizikai leltárszám alacsonyabb, mint a leltárrendszer, akkor a könyvelő eladja az eladási költséget és a készleteket.
Készletelemzés
Néhány készletváltozás a szokásos üzleti tevékenység eredményeként történik, mint például a készlethiba vagy az adatbeviteli hibák. A könyvelőnek elemeznie kell a nagy leltár-kiigazításokat annak meghatározásához, hogy miért történik a nagy kiigazítás. Az adatok bevitelének gyakori hibái átképzési vagy szerkezetátalakítási feladatokat igényelnek. A nagy megmagyarázhatatlan készletváltozás a lopás eredménye lehet, jelezve, hogy a biztonságnak növelnie kell.
