Vannak idők, amikor meg kell változtatnia a munkavállaló munkaköri leírását, vagy ha egy adott munkához egy speciális feladathoz kell rendelnie egy meghatározott feladatot, vagy egy véges időre, például egy másik alkalmazott nyaralási időszakára vagy távollétére. A körülményektől függetlenül a kommunikáció a munka hozzárendelésének fontos eleme. A kommunikáció megkülönböztetheti a kiváló teljesítményt és a hiányos munkát.
Határozza meg az alkalmazottak munkájának hozzárendelésének okait. A munka hozzárendelésének folyamata más, mint egy munkaköri leírás újratervezése, mint amilyen a feladatok kijelölése egy csapat projekthez. A munkaköri leírás újratervezése viszonylag egyszerű, mert üres vászon van, amiből feladatokat rendelhet. Például, ha az ügyvezető asszisztensnek munkát kell rendelnie, végezzen kutatást az asszisztens felső vezetésének tipikus feladataira. Másrészről, ha a csapat egy adott projekten dolgozik, határozza meg, hogy mely feladatok a teljes projekt részét képezik, és határozzák meg az Ön számára rendelkezésre álló munkavállalói erőforrásokat.
Készítse el az alkalmazottak készségeit, tapasztalatait és képességeit. Ezenkívül kérdezze meg a munkatársakat a korábbi munkatapasztalatukról és a karrierjükről. A női média szerint a delegálás hatékonyan igényel figyelmet egy alkalmazott készségkészletére. Megállapítja: "Győződjön meg róla, hogy olyan személyre ruházza át, aki sikeresen elvégezheti a feladatot." Ez a lehetőség arra, hogy motiválja azokat a munkavállalókat, akik szeretnék bemutatni képességeiket és javítani kívánják a szervezetet.
Készíts egy listát a feladatokról. Használja az önéletrajzokat, az alkalmazásokat és a munkatársak bemenetét, hogy meghatározza, hogy ki rendelkezik a munka elvégzéséhez szükséges készségekkel. Ha két vagy több alkalmazottja van, akik ugyanolyan képzettséggel rendelkeznek és érdekeltek ugyanazon feladat elvégzésében, akkor dolgozzon ki egy módot a felelősségek megosztására, hogy az egyik alkalmazott ne részesüljön előnyben a másik felett.Ha csak kevés a különbség a munkavállalói képesítések között, fontolja meg, hogy azt a legjobban képzett munkavállalónak adja meg, és jelöljön ki egy póttagot abban az esetben, ha egy munkavállaló egyedül nem tudja teljesíteni a feladatot.
Hozzon létre egy kommunikációs módszert, amely elmagyarázza a hozzárendelt munkát, a szükséges képzettségeket és elvárásokat. Ez a legfontosabb feladat a munkaköri feladatok kijelölésében, ezért a kommunikációnak világosnak kell lennie, és a munka minden elemére kell vonatkoznia. A várt eredmények és a várakozások a teljesítmény szabványok részét képezik. A teljesítmény-szabványok a teljesítményértékelésekhez használt mérések. A hozzárendelt munka mintavételi standardja lehet: "A Microsoft Access segítségével hetente legalább 100 százalékos pontossággal adja meg a 100 eladási rekordot." Ezt a példát használva új feladatot rendel, valamint olyan teljesítményszabványt hoz létre, amely beépíti a munkavállaló teljesítményértékelésébe.
Beszélje meg az új megbízást a munkavállalóval. Készüljön fel arra, hogy válaszoljon arra a kérdésre, hogy hogyan kell a feladatot elvégezni, a határidőket, és hogy a munkavállalónak melyik kérdésre kell irányulnia a feladatra vonatkozóan. Ez a kommunikációs módszer része. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy teljes mértékben megmagyarázza a feladatot, miért fontos a szervezet számára, milyen készségek szükségesek és milyen előnyökkel jár a munkavállaló az új feladat elvégzésével. Azok a munkavállalók, akik érdeklődnek a karrierfejlesztés vagy a készségfejlesztés iránt, érdeklődnek abban, hogy megtanulják, hogyan részesülhetnek az új felelősségek elfogadása.
